Gerenciar despesas corporativas -com certeza- não é a atividade favorita de ninguém. Normalmente empresas precisam lidar com processos lentos e burocráticos, que podem incluir lidar com softwares antigos, enviar muitos e-mails e aguardar dias para ser reembolsado.
Porém, independentemente de gostar ou não, o gerenciamento de despesas corporativas é algo com o qual todos os funcionários precisam lidar. Não importa se você trabalha para uma grande corporação ou para uma pequena empresa familiar, em algum momento seus colaboradores vão gerar despesas que precisarão ser reembolsadas. Esteja preparado para não ter problemas nesse processo.
Para isso, é possível escolher um software de reembolso de despesas que atenda as necessidades da empresa, garantindo que todas as regras serão respeitadas, e ao mesmo tempo agrade os colaboradores envolvidos no processo. Abaixo listamos alguns itens que são muito importantes em um software de reembolso e os motivos pelos quais você deve se preocupar em oferece-los para seus colaboradores.
Funcionalidades inteligentes
Embora o tempo dos formulários de papel esteja acabando, algumas empresas optam por softwares mal projetados e com recursos que não mudam muito o processo que existia antes, isso mesmo, os formulários de papel. Isso pode ser frustrante para a sua equipe.
Por isso, um software baseado em linha de despesas vai facilitar muito a vida dos colaboradores. Tradicionalmente, solicitar um reembolso de despesa significa preencher um formulário completo de reembolsos e enviar para seu gestor – algo que afeta significativamente a rapidez do processo.
Um software moderno de reembolso de despesas não funciona dessa forma arcaica. Ele te permite criar itens linha a linha para qualquer despesa que você precise solicitar reembolso ou prestar conta, isso cria uma solução muito mais simples e prática para seus funcionários.
Outra inovação que colocará um sorriso no rosto dos seus funcionários é o OCR (Reconhecimento óptico de caracteres). Todo mundo gosta de economizar tempo, e é exatamente isso que esse poderoso recurso permite que você faça.
Com essa tecnologia, o usuário só precisa tirar uma foto do recibo e o software de reembolso fará a extração dos dados da nota para você.
Experiência do usuário
Diversas ferramentas utilizadas no seu dia-a-dia foram projetadas para criar uma experiência incrível durante a sua utilização. Os app’s são fáceis de usar e entender para qualquer pessoa, independentemente de você ser familiarizado com aquele assunto ou não.
Infelizmente, a maioria dos aplicativos de reembolso de despesas não foram criados dessa forma. Não é incomum que as interfaces mal projetadas ocultem recursos importantes em locais difíceis de encontrar ou que funcionem de maneira ilógica ou complexa, fazendo com que o usuário se perca ou leve muito mais tempo para realizar atividades simples.
Isso também é um problema a cada novo funcionário contratado, eles levam tempo para entender a lógica do software tornando necessário treinamentos longos para que o usuário possa lançar seus reembolsos de despesas.
Não esqueça que seus colaboradores utilizam aplicativos e sites altamente sofisticados para smartphones todos os dias, e eles esperam o mesmo de aplicativos que precisam usar para o trabalho. Grandes softwares de reembolso de despesas colocam o usuário em primeiro lugar, oferecendo uma experiência descomplicada com base em fluxos simples e que fazem sentido.
A solução que sua equipe vai amar
Mudar processos para um novo software pode levar algum tempo e energia, mas será compensador no final. Para que sua empresa se destaque nesse ambiente competitivo, é importante que você invista em ferramentas com recursos poderosos e que tornem a vida do seu colaborador, seu bem mais precioso, mais prática.
Nós da Km Online, por exemplo, projetamos meticulosamente toda a lógica e design do app, de forma que qualquer colaborador possa baixa-lo e sair usando. Com uma ótima experiência do usuário, design e funcionalidades muito fáceis de entender, a Km Online tornará sua equipe mais produtiva ao lidar com reembolso de despesas, e deixará todos mais felizes e produtivos.
Entre em contato e entenda como podemos ajuda-lo!
