Se você é um gestor de empresas, sabe que um processo de reembolso de km eficiente pode economizar tempo, dinheiro e garantir a conformidade da operação. No entanto, mesmo com o advento da tecnologia, encontramos diversos gestores qualificados trabalhando com processos manuais que permitem erros e fraudes. Listamos abaixo alguns dos principais erros que sua empresa deve evitar.
Falta de um processo claro
Muitas empresas com times externos não possuem um processo de reembolso de despesas bem definido. Algumas exigem um registro em formulários de papel, outras trabalham com planilhas de Excel e existem as que pedem para seus colaboradores tirarem uma foto do odômetro do carro. Todos são processos antigos, e pouco eficientes.
Um processo e uma política claramente definidos facilitam as coisas para todos os envolvidos. O processo fica justo para ambas as partes, a empresa paga somente o que é rodado a serviço, os colaboradores recebem a quantia exata do que rodaram a serviço além de oferecer a todos uma maneira clara de lidar com essa despesa.
Finalmente, um processo claro protege a empresa e deixa tudo registrado para eventuais consultas futuras. Mas não esqueça, é difícil ter um processo e uma política claramente definida e que seja cumprida, sem um software reembolso de despesas.
Confiar em relatórios manuais
Muitas empresas que têm um processo baseado em relatórios manuais, confiam nos relatórios por não atualizarem seus processos de gestão. Isso gera custos a mais na operação e perda de tempo dos funcionários, principalmente quando falamos de reembolso por km.
É padrão exigir recibos para despesas como estacionamento, hotéis ou refeições, no entanto, com a quilometragem muitas empresas reembolsam sem nenhuma comprovação. Isso é comum pois há algum tempo atrás não existia soluções que permitissem esse controle, mas isso mudou!
Se a sua empresa exige registros de quilometragem em formulários de papel ou em planilhas, eles podem ser facilmente preenchidos com erros ou fraude nos valores. Mesmo no melhor dos cenários, sua empresa está fazendo com que os colaboradores percam tempo criando relatórios manuais.
Você não está pagando seus colaboradores para preencher tediosos relatórios de despesas. Dê a elas ferramentas certas para que possam focar no trabalho que realmente importa.
Escolher um app reembolso de despesas que não atende suas necessidades
Um processo de reembolso de km manual claramente não funciona. Sua empresa vai desperdiçar dinheiro, tempo e vai deixar brechas para erros e fraudes. Por isso, na hora de escolher o seu software reembolso de despesas escolha uma solução que trabalha com uma solução de reembolso de km via GPS.
Certifique-se de escolher um aplicativo de quilometragem que realmente atenda a sua necessidade. Seus critérios de escolha devem levar como premissa os pontos abaixo, que vão de fato ajudar a sua operação:
- Medidor de quilometragem via GPS
- Sistema de rotas livres ou check in check out
- Cálculo do desvio de rota
- Controle de visitas
- Alta precisão das rotas
A última coisa que você deseja fazer é perder dinheiro com quilometragem rodada e com uma solução que não atende as suas necessidades. Certifique-se de encontrar uma solução completa, que trará precisão, redução de custos e automatize seu processo de reembolso por km.
A Km Online, é a melhor solução de reembolso de despesas e cálculo de quilometragem. Fale com um especialista KM ONLINE!
