A gestão de despesa em empresas, com colaborador em atividades externas, costuma ser um grande desafio, pois existem inúmeras possibilidades de processo de trabalho e o mais comum é fazer uso de reembolso, onde o funcionário gasta do seu próprio dinheiro e depois solicita o reembolso através da prestação de conta com notas fiscais, mas isso vem mudando com o uso dos cartões pré-pagos.
Já não é novidade que o uso de cartões vem se tornando cada vez mais frequente, em 2016 o Instituto Euromonitor fez uma pesquisa e apontou que 44,1% dos pagamentos naquele ano foram feitos com cartão, superando pela primeira vez os pagamentos feitos com dinheiro em espécie.
Diferentemente do cartão de crédito, seja ele Visa, Mastercard ou qualquer outra bandeira, o cartão pré-pago ajuda muito no controle das despesas corporativas, o limite de gastos mensais fica definido previamente de acordo com o valor que a empresa credita no cartão e deixa disponível para uso do colaborador.
O sistema de cartão pré-pago substitui o sistema de adiantamento que em muitas empresas ainda é feito em espécie ou valores diretamente na conta corrente, veja algumas vantagens desta mudança:
- Eliminação de transações financeiras em conta corrente, idas ao banco e caixa eletrônico ou circulação de altas quantias em dinheiro, oferecendo mais segurança a todos.
- Velocidade no controle das despesas do dia-a-dia, você consegue acompanhar todas as transações antes mesmo da prestação de contas ser feita por parte do colaborador.
- Redução das reclamações e solicitações existentes no processo de reembolso somente com notas fiscais, no sistema com cartão, os gastos são realizados com base no adiantamento de valores aprovados previamente pela empresa.
- Representantes ou prestadores de serviço também podem fazer uso do cartão, inclusive para recebimento de comissões e bonificações.
- Corte de custos na folha de pagamento, com base na nova legislação trabalhista, as diárias de viagem, auxílio alimentação, ajuda de custo, prêmios e abonos não podem ser considerados parte do salário, portanto se oferecidos através de cartão não acarretam taxas e encargos trabalhistas.
Existem muitas opções de cartão disponíveis no mercado, no geral as taxas de serviços e benefícios variam pouco, o importante é se atentar na ferramenta de gestão destas informações e relatórios oferecidos.
Na plataforma da KM Online o gestor pode acompanhar as despesas e ainda conciliar os gastos. A apresentação das notas fiscais para prestação de contas acontece através de um app no próprio celular do colaborador, agilizando a rotina em campo e facilitando o processo do departamento administrativo/financeiro que fica responsável pelas validações destas despesas com base nas políticas adotadas pela empresa.
Além de facilitar o fluxo de adiantamento de viagem, o cartão pré-pago que é liberado com chip e senha ainda permite o acompanhamento de saldo e histórico, recargas a qualquer momento e saques em caixa eletrônico.
Se tratando de conveniência, o cartão pré-pago é amplamente aceito em pontos de comércio e serviços, permitindo o uso para as mais diversas finalidades, inclusive em viagens internacionais e compras em outras moedas.
A mudança de hábito está acontecendo rápido, o cartão corporativo já faz parte do cenário nacional e esta tendência de mercado deverá se consolidar nos próximos anos, agora é hora de refletir sobre estes novos métodos de gestão e adotar o ideal para a sua empresa.
