Realmente, procrastinar os relatórios de despesas é algo tentador. Seu inconsciente pede para adiar a prestação de contas o máximo que puder, mas seus gerentes estão te cobrando, se você quiser ser reembolsado. No entanto, é algo que inevitavelmente, você não pode escapar pois precisa receber seu dinheiro de volta.
Agora imagine esse fluxo: anotar todas as suas despesas, transcrever recibos, arquiva-los e depois enviar para que seu gestor confira e aprove. A maioria das empresas em todo o mundo o faz manualmente ou em planilhas. Costumávamos fazer o mesmo antes de desenvolvermos nosso software reembolso de despesas, o Km Online. Confie em nós quando dizemos que sabemos o quão contraproducente esse processo pode ser.
Listando todas as suas despesas, reunindo todos os seus recibos, arquivando-os manualmente - todas essas tarefas desperdiçam uma tonelada de tempo que você poderia gastar em trabalhos mais importantes. Existem várias razões pelas quais você deve considerar a possibilidade de mudar para um software de RDV, e apresentamos as cinco principais razões pelas quais é hora de finalmente abandonar a caneta e o papel.
1. Perda de notas fiscais
Quando você recebe diversos pequenos pedaços de papel, diariamente, é realmente difícil armazená-los de maneira organizada em sua mesa ou até em uma caixa. Além disso, os recibos em papel não são apenas fáceis de perder, o conteúdo impresso se apaga com o tempo. Quanto mais você adiar o relatório de despesas, menor será a probabilidade de o seu gerente ver o que os recibos realmente dizem, deixando os fãs de relatórios de papel e caneta à mercê de tinta de baixa qualidade.
2. Gaste mais do que o valor do reembolso de despesas em si
Pode parecer improvável, mas é o que acontece quando fazemos relatórios manuais de despesas. Quando você tem tantas despesas acumuladas em atraso para lançar, é fácil perder algumas horas criando seu relatório e adivinhando o que está escrito no recibo. Além disso, relatar valores incorretos ou números que são ilegíveis são algo bem comum. Se você não tomar cuidado, esses erros podem aumentar e sua empresa pode perder o dinheiro.
3. O tempo não está a seu favor
Para a maioria das pessoas, o tempo é mais precioso que o ouro. Equipes de vendas, por exemplo, estão sempre pensando em como encontrar novos leads e em como convertê-los em clientes, pois essa é a atividade mais importante!
Agora, imagine os vendedores tendo que tirar um tempo do dia para anotar suas despesas diárias em papel e relatá-las ao gerente. Esta não é apenas uma tarefa demorada, é tempo perdido que poderia ter sido gasto capturando ou convertendo leads. Essa enorme perda de tempo se aplica a todas as equipes de uma empresa.
4. O reembolso leva muito tempo.
Os processos de aprovação e reembolso do relatório de despesas geralmente não terminam com duas pessoas. Cada relatório precisa passar por vários níveis de aprovação antes que possa ser reembolsado. Isso pode levar ainda mais tempo quando um gerente precisa aprovar vários relatórios ao mesmo tempo.
Por exemplo, as equipes de finanças geralmente precisam lidar com dez vezes o número de relatórios que outros funcionários precisam gerenciar. Se esse processo fosse automatizado, levaria apenas dois dias; mas quando eles têm pilhas de papéis em suas mesas que precisam verificar, o processo pode ser lento e complicado.
5. Muito trabalho mecânico para o setor financeiro
Os Por mais trabalhoso que seja uma pessoa realizar seu relatório de despesa de forma manual, imagine a situação do departamento financeiro que precisa conferir os relatórios de todos os colaboradores da empresa. Conferir manualmente se as informações dos relatórios batem com os recibos enviados não deve ser nada legal.
Além disso, eles também precisam lidar com lançamentos contábeis, conciliar extratos bancários e inserir as informações dos gastos no software de contabilidade, retirando uma energia que deveria ser empenhada em atividades mais importantes como gestão e projeções. Sai da era dos relatórios de despesas manuais e conheça como um aplicativo reembolso de despesas com inteligência artificial pode otimizar muito o seu processo.
