Se você já passou por isso, sabe a experiência terrível que é precisar solicitar um reembolso de despesas corporativas.
Vamos dar o exemplo da Joyce, uma executiva de contas que muitas vezes precisa viajar para longe para fechar negócios. Algumas das despesas diárias incorridas por Joyce são despesas de viagem como alimentação, estacionamento e hospedagem. Joyce também precisa jantar com seus clientes para reuniões de vendas.
E o que isso significa? Caminhões de comprovantes fiscais até o final de sua viagem de corporativa. Isso também se traduz em horas de tempo produtivo desperdiçado no gerenciamento de despesas corporativas para a obtenção de reembolso e prestação de contas. Neste artigo, veremos como a Km Online ajuda você a economizar suas horas produtivas cruciais para cuidar de outras tarefas de negócios muito mais importantes.
Relatórios de despesas corporativas
O que provavelmente mais incomoda Joyce? Depois que Joyce termina suas viagens a negócios e tem vários contratos fechados, ela volta para sua mesa. Durante suas viagens de negócios, ela visita vários clientes espalhados por diferentes cidades e projetos. Aqui está uma prévia do dia típico de Joyce após o retorno de uma viagem corporativa: Ela deve achar todos os seus comprovantes, de todas as suas despesas corporativas, e ler um recibo por vez. Seus recibos consistem principalmente em recibos em papel ou e-recibos em sua caixa de e-mail.
Agora, ela passará um tempo considerável peneirando cada um deles, combinando-os com os gastos e projetos correspondentes. Uma vez feito isso, ela enviará os relatórios de despesas para aprovação. Ela passará mais tempo correndo atrás de sua equipe financeira em caso de violações da política ou atrasos nos reembolsos de despesas comerciais.
Soa agitado? E é mesmo! É aqui que nós da Km Online entramos em cena.
Para ajudar você a começar, aqui está tudo o que você precisa saber sobre como economizar tempo e aumentar a produtividade financeira do seu time.
Tipos de despesas reembolsáveis
Um viajante de negócios normalmente costuma passar a maior parte do tempo fora do escritório. Pode ser em eventos, conferências ou até mesmo em reuniões de vendas. Mas as empresas como um todo também têm muitas outras despesas comerciais. Podem ser eventos internos, festas de aniversário, almoços de equipe happy hours e reembolsos de home office.
Essas despesas podem ser feitas em cartões de crédito corporativos, dinheiro pessoal de um funcionário ou até mesmo adiantamentos de viagens. Todas essas despesas são contabilizadas como despesas corporativas e precisam necessariamente de uma prestação de contas ao financeiro da empresa.
Como a Km Online ajuda a economizar tempo ao preencher um relatório de despesas corporativas?
Como viajante de negócios ou funcionário que gera gastos corporativos diários em sua organização, temos certeza de que você está sempre acumulando montes de comprovantes. Para ajudar a enfrentar seu desafio, criamos algo incrível! Com a Km Online, você pode fazer upload de vários comprovantes fiscais, em qualquer lugar, a qualquer hora e direto do seu smartphone.
- Carregar recibos usando o smartphone:
você tem medo de passar horas inserindo manualmente as notinhas para criar relatórios de despesas? A tecnologia de OCR (reconhecimento óptico de caracteres) faz maravilhas quando se trata de acelerar o processo de reembolso. Com essa tecnologia em nosso aplicativo móvel, você pode simplesmente clicar em uma foto do seu recibo e deixar a Km Online pegar todas as informações relevantes dos comprovantes fiscais. - Carregar comprovantes fiscais digitais:
embora os outros recursos ajudem a enfrentar os desafios relacionados aos comprovantes em papel, ainda temos recibos eletrônicos para resolver. Você gasta muito tempo baixando e enviando recibos eletrônicos para criar um relatório de despesas? Temos novidades! Agora você pode enviar suas despesas diretamente da sua caixa de entrada.
Faça a correspondência perfeita das despesas com os relatórios ou projetos de despesas correspondentes: tradicionalmente, depois de fazer o upload de todos os seus recibos, você precisará corresponder as despesas aos projetos ou categorias correspondentes manualmente. Mas a Km Online lida com isso também para você.
Depois de corresponder às despesas, você pode simplesmente salvar ou enviar seu relatório de despesas para aprovação. O software de reembolso de despesas também executa verificações de política em tempo real no relatório de despesas enviado para detectar e sinalizar todas as reivindicações de despesas duplicadas e fraudulentas. Ele também sinaliza e notifica o usuário e o aprovador em caso de violação da política.
E é assim que você pode usar a Km para criar e enviar um relatório de despesas em menos de 5 minutos! A Km Online é uma solução da nova era, que está ativamente reinventando a maneira como os funcionários gerenciam seus relatórios e gerenciamento de despesas.
