Inteligência artificial
A inteligência artificial está cada vez mais presente no nosso cotidiano, principalmente no corporativo. Isso porque ela funciona como uma grande facilitadora de processos, além de ser mais segura e transparente.
Na pandemia muitos processos foram adaptados para o digital para que as pessoas pudessem resolver tudo sem sair de casa.
Você provavelmente já precisou tirar fotos dos seus documentos para realizar algum cadastro em um aplicativo, certo? Então você com certeza percebeu que as validações por fotos começaram a ficar cada vez mais frequentes nos aplicativos nesses últimos anos.
A inteligência artificial utilizada pelas empresas está cada vez mais inteligente e aprimorada para captar precisamente as informações necessárias.
O que é OCR?
Optical Character Recognition, em português: “Reconhecimento óptico de caracteres” é uma tecnologia que faz a extração de informações de imagens, ou seja, faz a leitura de uma imagem, reconhece o texto nela e transfere aquelas informações para um arquivo digital.
Dessa forma, documentos físicos como contratos, declarações, fichas de colaboradores e clientes, registros, atestados e muitos outros estão sendo arquivados na nuvem e ocupando cada vez menos espaço físico.
A natureza agradece e a humanidade também!
Hoje em dia não faz mais sentido manter pilhas de documentos em papel arquivados na empresa. Em razão da tecnologia a que temos acesso, as empresas perceberam que é muito mais fácil de arquivar e acessar esses documentos digitalmente.
Em um cenário empresarial, os documentos físicos não editáveis precisam de alterações constantes, com isso, seria preciso redigir para realizar a alteração necessária sempre.
Através da captura da imagem em OCR, o conteúdo se torna digital e editável.
Se sua empresa lida com fichas físicas de cadastro de clientes, por exemplo, seria muito mais interessante converter essas fichas para o digital e explorar esses cadastros fazendo ações de marketing mais assertivas.
Se você tem colaboradores que realizam atividades externas como viagens, o OCR consegue escanear notas fiscais e registrar todas as informações no sistema. Isso facilita o arquivamento e controle dessas informações para reembolsos futuros.
Por que usar OCR?
As empresas perceberam as vantagens de investir em tecnologia e investem cada vez mais em novas tecnologias para otimizar processos, agilizar diferentes demandas e reduzir custos.
Além desses, listamos mais alguns benefícios de usar OCR:
- Reduz o risco de falhas na operação;
- Digitalização rápida e em grande quantidade;
- Reduz custos;
- Ganha tempo e agilidade;
- Melhora a produtividade dentro da empresa;
- Deixa o fluxo do seu processo mais eficiente;
- Melhora a eficiência da sua equipe;
- Não ocupa espaço físico;
- Paper free, promove mais sustentabilidade dentro da organização;
- Arquivamento e histórico acessível;
Vantagens do OCR para fazer o reembolso de despesas corporativas
Todo final de mês é a mesma coisa, conferir recibo por recibo, identificar possíveis erros e digitar todas as informações em uma planilha de Excel.
Só quem precisa fazer essa conferência para reembolso de despesas sabe o quanto é cansativo e demorado.
Além do tempo e da energia investida nesse processo de guardar notas fiscais e depois repassar para o Excel, toda a operação fica mais vulnerável a erros e fraudes.
O OCR claramente pode ajudar muito em todo esse processo. E a gente te conta como isso é feito.
Essa tecnologia funciona interligada a um software, e ajuda diferentes departamentos na digitalização por imagens. Na KM Online utilizamos o OCR para trazer maior precisão e qualidade para fazer a gestão de reembolso dos nossos clientes.
Ao fazer um gasto, seja de combustível, alimentação ou qualquer outra despesa, o colaborador em campo precisa apenas tirar uma foto do comprovante na hora em que ele recebe.
A foto vai instantaneamente para o sistema e o gestor já pode aprová-la ou não.
Todas as informações são extraídas da imagem com total precisão, além disso o gestor consegue ter acesso aos gastos em campo em tempo real.
A notinha fiscal não precisa ser guardada pelo colaborador para conferência posterior pois todas as informações já foram digitalizadas para o sistema.
O fim das notinhas fiscais no bolso, perdas e rasuras!
O aplicativo ainda consegue ser o FIM DOS RELATÓRIOS DE DESPESAS MANUAIS, isso porque gera um relatório de despesas automático que pode ser feito a qualquer momento à disposição para qualquer conferência.
Os usuários não precisam digitar informações em planilhas de controle de despesas, apenas bater uma foto do comprovante fiscal, o gestor pode aprovar e reprovar na hora e o departamento financeiro não precisa conferir nota por nota fiscal no final do mês.
Essa tecnologia facilitou muito o processo de gestão de despesas e reembolso de despesas, ajudando todos os envolvidos no processo, desde o gestor, o colaborador que bate a foto até o colaborador que faz a conferência financeira.
Na Km Online, usamos essa tecnologia justamente para facilitar a vida dos usuários e também para garantir que as regras de política de despesas da empresa sejam sempre cumpridas.
Evite erros e processos defasados que só trazem dor de cabeça e conheça os infinitos benefícios de utilizar OCR no seu processo, vem ser Km Online!
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