Como controlar custos na sua empresa?
A gestão financeira de uma empresa é extremamente importante, independentemente do seu tamanho ou ramo de atuação.
É certo que ter um controle de custos eficiente é uma medida para fazer a manutenção da saúde organizacional de toda uma empresa.
Com uma boa gestão financeira é possível administrar corretamente os recursos financeiros, proporcionando o fortalecimento da organização, controle do capital e ainda possibilita a redução de gastos desnecessários.
O que é controle de custos
É claro que ter visão dos gastos, despesas e investimentos da empresa é imprescindível para avaliar se os resultados que eles trazem são efetivos.
Para ter controle dos custos é preciso saber administrar os custos fixos e os custos variáveis.
E também fazer com que a empresa diminua despesas e maximize os seus lucros, sempre com o menor número de gastos possível.
O controle de custos é fundamental para disponibilizar informações sobre a rentabilidade e desempenho das atividades da empresa.
A seguir confira tópicos que auxiliam o planejamento, controle de custos e desenvolvimento de diversas operações.
Organização dos documentos fiscais
A área financeira precisa lidar com muitos papéis, sendo muitas vezes
comprovantes fiscais que passam pelas mãos de colaboradores e acabam se perdendo ou sendo rasurados.
Sem a devida organização dos documentos fiscais, podem surgir problemas sérios para o negócio, desde gastos além do estimado até a fiscalização de órgãos da administração pública.
Esse é um erro muito comum em empresas que não utilizam softwares de gestão.
Se o colaborador tem um gasto em campo e o reembolso precisa ser feito posteriormente, é necessário que esse controle seja feito minuciosamente pela organização para evitar fraudes, erros e mais custos indesejados.
Isso pode ser facilmente resolvido com a automação e o uso de sistemas hoje disponíveis no mercado. Na KM Online você tem controle de notas fiscais do colaborador em campo em tempo real, e ainda consegue gerar um relatório de despesas a qualquer momento.
Por isso, o gestor deve adotar medidas que permitam uma ótima organização dos documentos fiscais.
Defina indicadores para acompanhar resultados
Definir os KPIs vai te ajudar a organizar as atividades e indicadores que merecem mais atenção para alcançar metas e objetivos.
Os indicadores de performance são essenciais para avaliar o desempenho de qualquer coisa que se deseja medir, a definição de KPIs (Key Performance Indicator) na gestão financeira não é diferente pois com um bom acompanhamento de performance a gestão financeira consegue fazer projeções e planejamento para o futuro.
Faça um levantamento de quais são os indicadores mais importantes para a gestão financeira.
Com os KPIs será possível medir quais indicadores são relevantes para a operação e quais processos podem ser melhorados.
Sistema de automação e análise
A tecnologia é a melhor aliada do setor financeiro, isso porque com ela você garante resultados e números reais com menos risco de erros humanos.
Uma boa gestão financeira permite que os colaboradores produzam mais com agilidade e com menos recursos financeiros, mas claro, sem causar prejuízo na qualidade dos serviços e produtos oferecidos.
É preciso então investir na organização dos processos, e isso pode ser feito de forma muito mais fácil e eficiente por meio de sistemas de gestão.
Por mais que o assunto seja controle de custos, sabemos que tecnologia é um investimento necessário para qualquer empresa em qualquer setor. Tendo em vista o aumento das informações da empresa, principalmente no setor financeiro, a tecnologia ocupa o papel de melhor aliada para o sucesso organizacional.
Assim, utilizar tecnologia só vai gerar ganhos para a empresa, gestor e para o seu time de colaboradores.
Hoje, é possível encontrar várias soluções no mercado, com sistemas que organizam informações, tarefas e até mesmo pagamentos prezando pela redução de custos, claro.
A implementação de plataformas como essas, pode ser também uma excelente maneira de reduzir fraudes e erros.
Esses problemas podem ser facilmente resolvidos com a automação e o uso de sistemas de gestão de despesas corporativas, como o da KM Online que permite que o gestor tenha total controle da operação e saiba exatamente o que está sendo gasto em tempo real. Além de gerar relatórios automáticos a hora que quiser.
Por isso é preciso AUTOMATIZAR A GESTÃO DE DESPESAS CORPORATIVAS, para ajudar na automação dos processos e análise dos números de forma assertiva.
Além disso, por meio do softwares de gestão de despesas, é possível a emissão instantânea de relatórios e dados sobre os gastos a serem reembolsados.
Quando o assunto é gestão de despesas corporativas sabemos que fazem parte da rotina lidar com muitos papéis, notas fiscais e planilhas que passam pelas mãos de vários colaboradores e naturalmente acabam se perdendo.
Com um sistema automatizado, os colaboradores e gestores têm mais produtividade, os processos ficam mais organizados e ainda é possível gerar relatórios com dados verdadeiros para uma tomada de decisão adequada.
Sem erros, fraudes e perdas de notinhas fiscais!
Reserva financeira
Imprevistos acontecem mesmo com as empresas mais preparadas. Isso significa que gastos urgentes vão acontecer e você deve se preparar para não ser pego tão de surpresa e não provocar danos no caixa empresarial.
É indicado que se crie uma reserva financeira para diminuir os impactos de imprevistos e gastos inesperados.
Com a reserva financeira você minimiza impactos de imprevistos, ou seja, quando um problema acontecer, você vai poder contar com a reserva financeira sem gerar impactos no caixa empresarial.
Ter esse planejamento vai te ajudar a controlar e reduzir custos, pois a criação de uma reserva financeira só vai trazer benefícios para a sua empresa onde não surgindo um imprevisto, você tem um certo valor acumulado.
O dinheiro acumulado pode servir como investimentos futuros, por exemplo.
Como vimos, não há como tomar decisões inteligentes sem ter controle dos custos.
Uma empresa saudável e lucrativa é a que consegue mapear os processos reajustando o necessário, organizando as informações, planejando e considerando imprevistos, investindo em tecnologia e equilibrando melhor seus custos.
Conheça os benefícios de automatizar o processo de gestão de despesas corporativas com a KM Online.