André Apollaro Jul 12, 2020 9:14:31 PM 13 min read

8 dicas para controlar as despesas dos funcionários

Gerenciar as despesas de seus funcionários pode ser complicado, demorado e tedioso para o seu departamento financeiro. Felizmente, existem maneiras de tornar esse processo menos complicado. No fundo, controlar os gastos corporativos dos funcionários é realmente uma questão de estratégia. E quando se trata de despesas comerciais, você tem três necessidades principais:

 

  • Monitorar os custos operacionais da empresa
  • Controlar as políticas de despesas
  • Realizar contabilidade 



Faça essas três coisas bem e você estará no caminho certo para uma cultura de gastos saudáveis. Então, qual é a melhor maneira de monitorar e controlar as despesas dos funcionários externos? Como você pode fornecer a seus funcionários a flexibilidade necessária e garantir a segurança e a integridade do dinheiro da empresa?



  1. Defina uma política de despesas para a sua empresa

A pior maneira de gerenciar os gastos da empresa é não ter processos bem definidos. O que é realmente típico de pequenas empresas e/ou empresas muito jovens. No começo você sente que realmente não precisa de um processo, porque os valores gastos são muito pequenos. E o gerente de escritório lida com todo o dinheiro de qualquer maneira.

Mas este artigo tem como objetivo ajudá-lo a controlar os gastos dos funcionários de forma mais eficiente conforme sua empresa cresce. Porque, em algum momento, você precisa liberar sua equipe dos trabalhos manuais. 

Mas como os funcionários gastam, com o quê e qual o limite permitido para cada tipo de despesa? Tudo isso será incluído na sua política de despesas - que deve obrigatoriamente ser muito bem escrita.

Já escrevemos sobre essas muitas coisas, então não vamos exagerar aqui. Mas há alguns princípios básicos a serem lembrados:

 

  • Política simples, clara e concisa
  • Não tente escrever um artigo jurídico - mantenha-o amigável
  • Inclua exemplos reais de gastos comerciais (bons e ruins)
  • Defina quais devem ser as etapas do processo de prestação de contas
  • Apresenta as ferramentas: software ou aplicativo de reembolso de despesas

 

E, finalmente, defina os responsáveis pelo processo. Políticas de gastos fazem sentido para todos da empresa, não apenas para o controller ou o CFO.

Para saber mais, leia nosso guia detalhado para elaborar a política de despesas da sua empresa. 

 

  1. Implemente processos claros 

Quando sua política estiver pronta, você precisará enfrentar a gestão dos processos. Os gastos comerciais envolvem mais do que apenas definir um orçamento e fornecer à sua equipe a política ou os fundos.

Ao seguir um processo de gerenciamento de despesas metódico e completo, para não dizer estrito, você pode incentivar os funcionários a controlar seus gastos. Um processo claro e detalhado pode ser tão útil para os funcionários quanto para o time de gestão.

Ao implementar um processo de gerenciamento de despesas procure maneiras de torná-lo o mais prático e fácil possível para os funcionários seguirem. Por exemplo, você pode fornecer aos funcionários formulários pré-preenchidos, incluindo solicitações das informações e documentação necessária a ser enviada.

Ainda melhor, as soluções modernas de gerenciamento de gastos, como o software de reembolso de despesas da Km Online, acompanham os membros da sua equipe por todo o processo de gastos - desde a aprovação até o pagamento e o recebimento.

Esse tipo de processo através de um software ou app é o melhor cenário - onde suas equipes não têm escolha a não ser seguir as regras, mesmo que não as conheçam!



  1. Defina um orçamento para cada tipo de despesa

Uma boa maneira de controlar as despesas corporativas dos funcionários é implementar uma política detalhada de despesas. Isso inclui definir previamente um orçamento máximo para cada tipo de despesa: viagens comerciais, hotéis, contas de restaurantes, compra de equipamentos e suprimentos etc.

Para todas as despesas, você deve definir quanto cada funcionário poderá incorrer e informar que eles não serão reembolsados ​​caso solicitem algo além desse limite. Alguns valores ou tipos de despesa podem ser pré-aprovados, enquanto qualquer coisa fora disso requer aprovação explícita dos gerentes imediatos ou, eventualmente, de cargos superiores.

Mas mantenha essas regras o mais simples possível. Você pode entrar em detalhes mais aprofundados dependendo do tipo de despesas e das necessidades da sua empresa, com os valores e as condições que devem ser atendidas. Mas as políticas de despesas funcionam melhor quando são curtas, simples e onde os funcionários podem lembrá-las facilmente.



  1. Forneça métodos de pagamento adequados 

Se você deseja ser realmente eficiente no controle das despesas dos funcionários, a melhor opção é fornecer a eles um método de pagamento personalizado. É aqui que entram os cartões corporativos. Com os cartões pré-pagos, você pode carregá-los com uma quantia específica antecipadamente para ser usado em uma ampla gama de despesas incorridas no campo: restaurantes, gasolina, hotéis, etc. Esses cartões combinam flexibilidade com segurança. Os funcionários podem gastar da mesma maneira que possuem seu próprio cartão de crédito corporativo. Porém, gerentes e equipes financeiras podem definir limites específicos para cada cartão e ver exatamente o que um funcionário gastou a qualquer momento. 

 

Segunda opção: um cartão de crédito virtual. Essa é a solução perfeita para despesas online, como reservar um quarto de hotel, alugar um imóvel ou um veículo e comprar uma passagem. Este cartão de uso único pode ser usado de acordo com as necessidades de seus funcionários e pode ser controlado em tempo real através de uma plataforma segura na web. Isso fornece uma supervisão clara e detalhada, permitindo que seus funcionários façam compras online de maneira rápida e conveniente. Sabe o que não é uma boa opção? Emprestar o cartão de crédito da empresa toda vez que um funcionário precisar fazer um pagamento. Isso não apenas é um aborrecimento, mas também expõe sua empresa ao risco de fraude no cartão de crédito. 



  1. Digitalize comprovantes fiscais e faturas

Quando um membro da equipe paga por algo, ele precisa guardar o recibo. Esse é um conceito bastante simples, mas leva diversos problemas todos os meses para as equipes de finanças e contabilidade.

Porque não importa o quão organizados sejam seus funcionários, eles esquecerão ou perderão os comprovantes de vez em quando. E isso significa muitas idas e vindas com a equipe financeira, para se explicar e encontrar essas provas de pagamento que justifiquem os gastos corporativos.

Para evitar perder tempo coletando faturas e para obter todas elas, é necessário digitalizar a coleta de recibos. Os recibos eletrônicos agora são aceitos pelos escritórios fiscais em todo o mundo.

O método mais simples é um aplicativo de digitalização de comprovantes. O funcionário paga por algo e tira imediatamente uma foto do comprovante, no momento em que o recebe.

Não há entrada de dados para as equipes de finanças, e o número de comprovantes perdidos se torna insignificante.

  1. Monitore fraudes nos relatório de despesas 

Não é divertido falar sobre isso, mas as chances de fraude nos relatórios de despesas são maiores do que você imagina. Em uma pesquisa realizada, mais de 80% dos funcionários admitem mentir sobre reivindicações de despesas corporativas. E 15% enviam informações falsas o tempo todo. Nem todas são falsidades maliciosas. Às vezes, as pessoas inventam detalhes que consideram verdade, porque não têm mais as informações de que precisam. Mas a fraude deve ser uma preocupação, especialmente para os controladores financeiros e suas equipes. Seu trabalho é manter o dinheiro da empresa seguro. A maneira mais eficaz de evitar isso é simplesmente se livrar dos relatórios de despesas. Afinal, ninguém gosta de lidar com relatórios de despesas de qualquer maneira. Dado que eles consomem tempo e são fáceis de falsificar, seria aconselhável eliminá-los completamente e optar por soluções de flexíveis e ágeis, como o software de reembolso de despesas da Km Online.



  1. Digitalize e automatize seus processos

Qual dos seus processos leva mais tempo e é o menos produtivo? Identifique-os e torne-se digital. Em vez disso, concentre-se em ferramentas eficientes para gerenciamento de gastos corporativos em tempo real.

A automação e a digitalização de seus processos ajudarão você a obter melhores resultados, permitirá que sua equipe trabalhe com maior agilidade e libere tempo para outras tarefas mais importantes.

 

Encontre o equilíbrio certo

Gerenciar as despesas dos funcionários é encontrar o equilíbrio certo entre controle e agilidade, para que os interesses de todos possam ser atendidos. Os funcionários precisam poder executar seu trabalho com flexibilidade e conveniência, e você deve ter uma supervisão clara, detalhada e controlada dos gastos da empresa.