André Apollaro May 7, 2020 3:20:07 PM 8 min read

Como controlar o km rodado?

Seus funcionários costumam rodar usando seus veículos para reuniões com clientes na cidade. Mas não existe um processo prático que ajuda a registrar e reembolsar adequadamente seus funcionários por esses gastos com km rodado? 

A maioria das empresas usa uma planilha de excel para controlar o km rodado e para reembolsar as despesas combustível. Um rastreador de quilometragem ou um relatório de despesas funciona como um registro de todas as despesas de km incorridas por seus funcionários. Essas despesas desempenham um papel importante, pois são usadas para fins de controle dos gastos corporativos.

 

Reembolso de despesas comerciais via relatório de despesas:

O Google Maps é o aplicativo de navegação mais utilizado e preferido atualmente no mundo. Isso ocorre principalmente porque oferece dados confiáveis ​​em comparação com outros aplicativos de GPS. O Google também investiu tempo e dinheiro para que os desenvolvedores integrassem o Google Maps ao seu produto para ajudar a fornecer aos usuários uma experiência perfeita.

As integrações do Google Maps ajudam o moderno processo de gestão de despesas a enfrentar com eficiência os desafios dos relatórios de despesas. Isso ajuda a simplificar o processo, além de adicionar uma maior veracidade das informações e compliance. Isso torna os relatórios de km rodado rápidos e fáceis.

 

Eliminar o cálculo manual de km rodado

Os modelos tradicionais de relatórios de despesas funcionam com a entrada manual de dados e intervenção humana. O cálculo da distância entre locais pode ser preenchido com erros quando feito manualmente.

Além disso, o trabalho e as chances de erro aumentam com a inclusão de vários trajetos ao longo do dia. Isso pode custar muito tempo a seus funcionários e equipe financeira. Infelizmente, mesmo após toda essa provação sua equipe financeira não tem como ter certeza de que é precisa, se os trajetos realmente aconteceram e se eles são gastos a serviço da empresa.

Com um software integrado do Google Map, o processo de calcular manualmente a distância e a quantidade é feito via GPS, garantindo a veracidade das informações. Tudo o que o usuário precisa fazer é dar um start no aplicativo reembolso de despesas, e a distância é calculada. A precisão fornecida pelo Google Maps ajuda a eliminar erros e cálculo incorreto de km rodado.

  

Valor pago por km rodado com base na localização

Você sabia que o valor pago por km rodado pode variar de acordo com o tipo de veículo e a região? Independentemente de seus funcionários usarem moto ou carro, não há necessidade de se preocupar com os diferentes valores de km rodado.

A Km Online oferece às equipes financeiras a flexibilidade de definir valores de km rodado de acordo com o tipo e a localização do veículo. Com esse recurso, os funcionários precisam definir apenas o tipo de veículo. Ao fazer isso, as taxas de km são ajustadas por região. Isso significa que quando um funcionário precisa controlar o km rodado o app calcula automaticamente a quilometragem de acordo com a distância e o valor estipulado. Isso elimina a confusão em torno de diferentes localidades e perfis de colaboradores.

 

Registros de quilometragem

No controle de quilometragem tradicional, os funcionários precisam preencher as linhas das planilhas de Excel. Os funcionários também preenchem os motivos das visitas e precisam enviar essas planilhas para seus gestores e financeiro. Porém, com informações manuais, pode ser difícil acompanhar todos os registros de forma precisa.

O problema piora quando se trata das equipes de finanças. Com os formulários de km provenientes de diferentes funcionários, pode ser um desafio para a equipe financeira acompanhar todas as despesas comerciais relatadas. Isso também pode resultar em passar despercebido as entradas com erros ou declarações de despesas repetidas.

Com a Km Online, todos os registros de km são registrados no app de reembolso. Os funcionários podem preencher o km rodado com todos os detalhes em um curto período de tempo. Os logs de quilometragem salvos são todos armazenados em um sistema na nuvem. Após o envio, a equipe financeira pode ter acesso e revisar facilmente.

Você pode ainda rastrear perfeitamente a quilometragem rodada pelo Google Maps. Isso ajuda os funcionários e as equipes de finanças, pois não apenas acaba com os registros imprecisos de quilometragem, mas também economiza tempo. Além disso, garantimos que as empresas possam confiar nos relatórios de km rodado e substituir as planilhas grátis de km rodado.

 

Como a Km pode te ajudar no controle de km?

Os funcionários precisam apenas ligar o aplicativo de reembolso ou inserir os pontos inicial e final. A Km Online ajuda a calcular automaticamente a distância entre os dois locais. Isso reduz as chances ou entradas incorretas ou fraudulentas.

Os funcionários podem adicionar vários trajetos em um relatório. Isso se aplica principalmente a pessoas de vendas que frequentemente visitam vários clientes em um único dia. Permitir que os funcionários relatem vários trajetos em um relatório de despesas reduz complicações e confusões!

  • Redução de relatórios e cálculos desonestos de km rodado: O Google Maps rastreia automaticamente a distância percorrida pelos funcionários com base nos locais informados ou com base no GPS do celular. Isso evita perdas de dinheiro que podem chegar a 40% acima do que deveria ser gasto.
  • Aplicação eficaz das políticas de despesas:  A taxa de milhagem é predefinida de acordo com a política de despesas de km da empresa, definida pela equipe financeira. Como tudo é automatizado, as empresas podem ter certeza de que os funcionários permanecerão em conformidade.
  • Relatórios via aplicativo:  Os funcionários podem declarar seus gastos com km rodado por meio do aplicativo da Km Online. Isso oferece aos usuários a flexibilidade de informar com praticidade e precisão.

Deseja nunca mais se preocupar com os relatórios de despesas? Agende uma demonstração com a Km Online para ver como podemos ajudá-lo a otimizar seu gerenciamento de despesas.

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