André Apollaro Jul 4, 2020 10:42:39 AM 15 min read

Como melhorar os relatórios de despesas?

Lento, inconveniente, complicado e com muita burocracia: os relatórios de despesas com papel ou planilhas conseguem combinar um número incrível de coisas irritantes. É difícil encontrar alguém que seja fã de fazer relatórios de despesas corporativas. O processo é estressante para os funcionários, tedioso para as equipes financeiras e tem risco de fraude para a empresa. Felizmente, pessoas inteligentes têm trabalhado arduamente em novas maneiras de sua empresa gerenciar despesas sem a agonia dos relatórios de despesas. 

 

Relatórios de despesas: porque fazemos isso com nós mesmos?

Você sabe disso tão bem quanto nós: os relatórios de despesas são horríveis para todos, em qualquer lugar. Os funcionários acumulam recibos de café e estacionamento; a equipe de finanças trabalhando em meio a pilhas de papéis; os controllers precisam se certificar de que tudo se encaixa no final do mês: ninguém sai ileso dos relatórios de despesas. 

Pior de tudo? Os gerentes tiram um tempo de suas agendas lotadas para aprovar despesas. Pense nisso: em vez de aprovar o café da manhã no aeroporto do Roberto, a Diretora de Marketing Camila poderia estar trabalhando na próxima execução de anúncios digitais ou se reunindo com líderes de mercado para definir estratégias em possíveis parcerias. Ninguém ganha com relatórios de despesas manuais, nunca. Então, por que eles ainda existem? As pessoas estão tão acostumadas com essa maneira de fazer as coisas e continuam pedindo que sua equipe gaste seu próprio dinheiro com as despesas da empresa e encham suas carteiras com um monte de comprovantes fiscais, apenas para serem reembolsados muitas semanas depois. Não deve ser tão difícil. Felizmente, com uma ferramenta integrada de gerenciamento de despesas, não precisa mais ser dessa forma. 

 

Doloroso para todos (isso significa você também!)

Lidar com relatórios de despesas é uma das reclamações mais comuns dos funcionários. E não apenas para a pobre alma da equipe financeira encarregada de revisar e verificar os reembolsos de refeições e viagens de todos. Todo mundo os odeia.

Os relatórios de despesas em papel não são apenas um probleminha; eles também são caros. As empresas geralmente ignoram os custos ocultos dos processos tradicionais de gerenciamento de despesas, que podem ser significativos.

As estimativas sugerem que o ciclo de vida de um único relatório de despesas é de 30 dias desde o envio até o pagamento, com um total de quase 45 minutos de tempo da empresa gasto lidando com cada formulário. Multiplique isso em cada membro da sua equipe, e a quantidade de tempo perdida nesse processo manual começa a ficar realmente assustadora..

 

Dor de cabeça para os funcionários

Mesmo se você tiver uma política de despesas abrangente e informativa e a melhor equipe de finanças do universo, os relatórios tradicionais de despesas em papel ainda são um grande problema. Não apenas isso, mas eles podem ter um impacto financeiro negativo significativo em seus funcionários, principalmente ao lidar com despesas significativas como viagens ou acomodação. Em um estudo realizado, quase um terço dos funcionários se sentiu "financeiramente instável" devido às despesas em que foram forçados a incorrer pela empresa.

Pedir a seus funcionários que paguem grandes despesas é uma maneira infalível para ter uma equipe mal-humorada. Além disso, em alguns casos, pode levar a uma maior probabilidade de fraude de despesas.

E mesmo que essa seja a maneira "clássica" de as empresas gerenciarem custos, não será por muito tempo. 

 

Doloroso para sua equipe financeira

Se você acha que o processo é um triste para seus funcionários, considere a situação terrível em que sua equipe financeira se encontra. Eles precisam analisar os relatórios de despesas de seus funcionários, incluindo a revisão de relatórios e a busca de informações perdidas pela equipe, erros e possíveis fraudes.

Um estudo divulgado pela Fundação GBTA mostrou que um em cada cinco relatórios de despesas precisa ser revisado. Não é apenas uma questão de passar o olho, isso significa ainda mais tempo e esforço perdidos em detalhes sem sentido.

Existem coisas muito, mas muito melhores que sua equipe de finanças poderia estar fazendo para ajudar a expandir seus negócios. Não importa o quanto eles gostem do seu trabalho, eles não foram para a escola de negócios apenas para acabar cuidando da gestão dos reembolsos de Tiago, com erro de digitação em um reembolso de um sanduíche!

 

Relatórios de despesas, além de ineficientes, também representam um risco à segurança

Além de ser um aborrecimento demorado, os relatórios de despesas tradicionais são um método inseguro para gerenciar as despesas da empresa.

Ao fazer com que os funcionários paguem as despesas e os reivindiquem de volta, há uma falta de supervisão clara das despesas da empresa até o final de um período de cobrança. Isso significa uma chance maior de surpresas desagradáveis ​​no final do mês.

Lidar com as despesas da empresa por meio de um cartão de crédito da empresa, embora seja uma alternativa popular, é uma ideia ainda pior em termos de segurança, pelos seguintes motivos:

- Os cartões de crédito da empresa são facilmente extraviados, o que significa que eles podem acabar em mãos erradas, dentro da empresa ou, pior ainda, em outros lugares. 

- É difícil rastrear as despesas com cartão de crédito até depois do período de cobrança, quando é tarde demais para consultar uma despesa específica. 

- A fraude no cartão de crédito é um risco muito real, e a recuperação da fraude no cartão de crédito pode ser demorada e prejudicial aos negócios.

 

Mas qual é a alternativa?

Felizmente, as ferramentas de gerenciamento de despesas mudaram tudo.

Com uma plataforma integrada de gerenciamento de despesas, todas as etapas do processo de despesas da empresa são simplificadas. Além disso, a maioria das etapas do processo é instantânea, o que significa que não há espera por outras pessoas.

As ferramentas de gerenciamento de despesas - como a Km Online - conseguem isso através dos seguintes recursos

  • Validação de despesas em tempo real: com relatórios de despesas ou cartões de crédito da empresa, as despesas podem ser cobradas sem a pré-aprovação da gerência. Um sistema dedicado de gerenciamento de despesas permite que sua equipe solicite validação de despesas específicas, o que significa transações rápidas e fáceis e sem surpresas no final do mês.

  • Cartões de despesa pré-pagos: uma alternativa inteligente, os cartões de débito permitem que a equipe gaste fundos pré-autorizados em classes de despesa aprovadas (por exemplo, viagem, acomodação ou aplicativos de comida). Isso reduz o potencial de uso indevido de fundos, dando a você e sua equipe clareza e consistência em relação às despesas.

  • Supervisão detalhada das despesas da empresa: O processamento de despesas ao mesmo tempo fornece uma imagem macro das despesas da empresa a qualquer momento do mês, incluindo saldos totais por membro da equipe e por categoria de despesa. Esse nível de detalhe pode ajudar na detecção precoce de possíveis fraudes de despesas.

  • Integração com software de contabilidade: uma boa ferramenta de gerenciamento de despesas também fará interface com o software de contabilidade, o que significa que os requisitos de conformidade e tributação são tratados com rapidez, conveniência e precisão.


Todos esses recursos trabalham juntos para aumentar a segurança dos fundos da sua empresa e remover a necessidade de relatórios de despesas em papel ou planilha. Isso significa menos problemas para você e sua equipe e mais tempo para você gastar nas coisas importantes. 

 

Importante para um gerenciamento eficaz de despesas

Se você estiver pronto para atualizar seus antigos processos de despesa, aqui estão alguns aspectos que você deve priorizar, compartilhados por outras empresas especializadas.

Sem papel
Os dias das reivindicações de despesas com papel já se foram. Hoje, é muito mais eficiente e seguro digitalizar-se. "Hoje em dia, praticamente tudo pode ser digitalizado e disponibilizado em um telefone celular ou laptop. Eliminar papel também pode tornar seus relatórios de despesas de viagem muito mais organizados e fáceis de manusear".

 

Tecnologia centralizada

Quando todo funcionário lida com suas próprias despesas, os gastos da empresa são naturalmente distribuídos. Para superar isso, lide com todos os gastos por meio de uma plataforma central.

"Para lidar com a baixa visibilidade de gastos e preocupações com informações ausentes ou incorretas, os gerentes de viagens podem explorar tecnologias emergentes que simplificam esses processos.

Capture despesas antecipadamente

As despesas geralmente são registradas no final do processo quando o funcionário solicita reembolso. O que significa que você não tem idéia do que é gasto até que seja tarde demais.

"Um problema fundamental dos processos manuais baseados em papel é que a visibilidade dos gastos chega muito tarde para ajudar na tomada de decisão inteligente. Os gastos da empresa precisam ser visíveis o mais cedo possível para fornecer uma visão inteligente".

E quando as despesas são registradas anteriormente, você tem mais chances de detectar erros e armazenar todos os documentos importantes.


Use softwares mais inteligentes

Você e sua equipe não podem revisar pessoalmente todos os relatórios de despesas. Mas as máquinas podem! "Muitas empresas auditam apenas em torno de 10% das faturas e relatórios de despesas por mês. Isso deixa 90% das faturas e relatórios de despesas completamente as cegas. A IA é um divisor de águas, permitindo que as equipes de finanças auditem 100% sem mão de obra adicional. A AI verifica todos os relatórios e faturas e despesas e atribui uma pontuação de risco com base em vários fatores, sinalizando relatórios de despesas e faturas de alto risco para revisão manual. Isso ajuda sua equipe financeira a gastar seu tempo com muito mais produtividade e possibilita o pagamento de faturas e relatórios de baixo risco com muito mais rapidez ".


Esteja pronto para auditoria

Com uma plataforma integrada de gerenciamento de despesas, você e sua equipe acharão mais simples e direto gerenciar despesas comerciais. Além disso, uma plataforma de gerenciamento de despesas também facilitará a preparação da sua empresa para a auditoria. 


Conclusão: você tem coisas melhores para fazer com seu tempo

Com uma ferramenta dedicada de gerenciamento de despesas, você pode se despedir da tortura diária do processo tradicional de relatório de despesas. Ninguém terá que perder tempo e esforço preciosos em planilhas e pilhas inúteis de recibos. Uma plataforma integrada de gerenciamento de despesas como a Km Online pode liberar você para se concentrar nas coisas que realmente importam, como construir sua base de clientes, desenvolver um plano estratégico de negócios ou aumentar a capacidade da sua equipe. Considere as necessidades de gerenciamento de despesas da sua empresa e veja como uma ferramenta de gerenciamento de despesas como a Km Online pode economizar tempo, dinheiro e estresse. Prepare-se para dizer ao inferno dos relatórios manuais de despesas!