Reembolsar funcionários que dirigem seus próprios carros é uma ótima alternativa para empresas que não desejam manter uma frota própria ou alugar uma frota terceirizada.
Reembolso por km rodado é simples de calcular e elimina toda a complexidade inerente a uma operação de controle e manutenção de frotas, mesmo que terceirizada. Além disso, empresas que operam no lucro real podem ter dedução de impostos pois o reembolso de quilometragem é uma despesa corporativa.
Se você ainda está em dúvida sobre a modalidade de reembolso por km, talvez o detalhamento abaixo possa ajudar!
Custo de uma Frota (Própria ou Alugada)
Comprar e manter uma frota de carros é algo caro! Mesmo que você opte por locar, sua empresa ainda terá esses mesmos custos, que parecem ser menores num primeiro momento, mas na verdade são os mesmos e estão amortizados ao longo do período de locação. Para frota comprada o cenário fica ainda pior pois além dos custos iniciais, existe a depreciação do veículo.
Quando você opta por reembolsar os funcionários por km rodado você basicamente não tem altos custos na alocação de capital para compra ou aluguel da frota, nem para contratar pessoas que ficarão responsáveis por toda a gestão da frota, como: manutenção, troca de veículos, rastreadores, etc.
Redução de custos
Reembolsar os colaboradores que dirigem seus próprios carros vai economizar dinheiro já nos primeiros meses. Não haverá mais diferenciações quanto a modelos de carros na hora do aluguel. Se um colaborador quiser dirigir um carro mais caro ou com consumo mais alto de combustível, é escolha dele e a empresa não está pagando por isso.
A empresa não terá que arcar com o custo de seguro de um carro para colaboradores que estão com alguma pendência em sua carta de motorista - os funcionários pagam esse custo e você paga o mesmo valor de reembolso para todos.
Uma outra grande e - principal vantagem - é que o custo da operação fica em cima da quantidade de quilometragem rodada durante o período, ou seja, se os colaboradores não rodarem uma grande quantidade de quilometragem no mês, seus custos serão reduzidos pois basicamente não há custos fixos com o modelo de reembolso por km.
E essa é a realidade em muitas operações que nos deparamos nos últimos meses, são empresas que tem um custo fixo de propriedade da frota mais elevado do que o valor que reembolsam com quilometragem para seus funcionários.
Dedução de impostos versus folha de pagamento
O reembolso de quilometragem aumentará a satisfação dos colaboradores e a empresa receberá uma dedução fiscal ao reembolsar por km. Uma alternativa ao reembolso seria simplesmente aumentar os salários dos colaboradores para embutir os gastos que tem dirigindo seus próprios carros.
No entanto, se a empresa fizer isso, esse aumento pode estar sujeito a impostos sobre a folha de pagamento, necessidade de pagamentos extras em eventuais compensações futuras e também será adicionado ao valor pago quando eles estiverem de licença remunerada, mesmo que não estejam dirigindo pela empresa. Por isso, o formato de reembolso por km é uma ótima alternativa e evita todos esses problemas.
