Como todos sabemos, relatórios de reembolso de despesas costumam causar grande dor de cabeça para os solicitantes, departamento financeiro e contabilidade. É um atrito desnecessário e que gera desconforto para todos os envolvidos.
Na tentativa de minimizar a burocracia e os conflitos inerentes a esse processo, empresas estão buscando alternativas para reduzir tempo e dinheiro através da utilização de cartões pré-pagos ou softwares de reembolso de despesas.
Cartões pré-pagos para funcionários
Existem diversas empresas e bancos que oferecem cartões pré-pagos corporativos e num primeiro momento parece uma ótima maneira controlar os gastos de seus colaboradores. Listamos abaixo alguns benefícios em utilizar um cartão pré-pago:
- A implementação é fácil
- O colaborador não precisa utilizar o próprio dinheiro para compras da empresa
- Cartões trazem algumas vantagens ou clubes de benefícios para a empresa
No entanto, o uso de cartões pré-pagos também traz alguns custos e riscos desnecessários para a empresa, como:
- Dificuldade em manter a política de despesas: ao fornecer um cartão com um determinado valor fica difícil definir uma política de gastos por tipos de despesas. O saldo já está no cartão e o colaborador se acha no direito de utilizá-lo!
- Taxas do cartão: os cartões cobram uma taxa em cima dos valores transacionados, ou seja, existe um custo mensal que varia de acordo com o montante que transita por eles.
- Não é o fim da prestação de contas: os cartões pré-pagos resolvem apenas uma parte do processo manual e os colaboradores ainda precisam fazer relatórios de despesas e enviar os comprovantes fiscais para comprovação dos gastos.
- Cartões perdidos ou roubados: sempre existe o risco de um colaborador perder seu cartão com todos os inconvenientes que o acompanham.
- Sem extratos mensais: os cartões pré-pagos não apresentam extratos mensais com tipos de despesas e conciliação com os gastos declarados. Você não terá referencias para fazer o controle e isso torna muito fácil que os colaboradores cometam fraudes nos relatórios de despesas.
- Ativação de cartões: sempre que um novo colaborador entrar para a equipe será necessário solicitar um novo cartão. O mesmo acontece em caso de perda.
- Fraudes: a fraude com cartões é um dos motivos mais comuns pelos quais empresas evitam contratar cartões pré-pagos. No Brasil, uma a cada 5 empresas sofreu fraudes.
Reembolsar despesas é mais prático e eficiente do que cartões pré-pagos
As fintechs são a nova onda do momento, a transformação digital na área financeira das empresas é fator primordial para o sucesso!
Apesar dos gestores ainda terem preocupações sobre a implantação de ferramentas na nuvem, a implantação de uma solução de reembolso de despesas robusta como a da KM Online, traz diversos benefícios, como:
- 100% paper free
- Economia de tempo e dinheiro
- A melhor forma de evitar fraudes
- Política de despesas parametrizáveis
- Praticidade e monitoramento em tempo real
- Conscientização dos colaboradores sobre o dinheiro da empresa
- Indicadores de gastos por colaboradores, times e tipos de despesas
- Fácil implementação e adoção por todos os colaboradores e gestores
- Resumos e extratos mensais simplificados, com conciliação de gastos declarados
- Integração com ERP’s e softwares do departamento de RH ou contabilidade
