Com a evolução da tecnologia, os softwares tem adquerido cada vez mais espaço no mercado e as empresas encontram cada vez mais a necessidade de trazer confiabilidade e transparência em cada parte dos seus processos internos.
E para isso, muitas delas precisam rever os métodos e mecanismos para conseguirem se adaptar às novas exigências, tanto do mercado que está em constante mudança, como da diretoria.
Afinal, transparência e confiabilidade são alguns dos valores mais cobiçados e muitas vezes difíceis de serem atingidos.
E para entender melhor por que devemos nos adaptar e aderir a softwares de monitoramento, vamos destrinchar a ferramenta mais utilizada no mercado e que muitos ainda acreditam ser a melhor para organizar todos os dados da empresa:
As planilhas - Sim, elas mesmas! A ferramenta que revolucionou a organização individual e empresarial no mundo todo, e que ao mesmo tempo nos dias atuais provou-se insuficiente para atender as demandas e otimizar os processos.
Mas por que as planilhas não conseguem mais atender a demanda atual?
Para viés de planejamento e organização elas são excelentes, agora em segmentos como empresas de trade marketing, empresas que fazem prestação de contas, reembolso e orçamentos, elas limitam muito a gestão e ainda tornam-se um fator de risco. Entenda:
- Dados falsificados: com essa ferramenta, os dados podem ser falsificados no momento de lançamento, devida a falta de um software de monitoramento ou má índole mesmo;
- Trabalho braçal: elas não automatizam os seus processos, ao invés disso, você vai precisar alimentar os dados para ter eles sempre atualizados;
- Erro humano: as empresas ficam suscetíveis mais facilmente ao erro humano e a única e insustentável forma de evitar isso são conferências incontáveis dos dados;
- Tempo desperdiçado: você poderia gastá-lo melhor se entregasse mais rápido a parte operacional que ela exige para poder pensar em soluções para pontos de extrema importância, como: estratégias para otimizar os gastos com menos tempo de trabalho operacional;
- Má gestão financeira: para evitá-la é necessário ter a análise completa dos dados e compará-los de um período a outro a cada X tempo. Para fazer isso com as planilhas é necessário muito trabalho operacional e ainda, não haverá garantias de que a análise feita estará correta e isso pode gerar muito prejuízo para a empresa.
Os pontos trazidos acima exemplificam o porquê devemos buscar novas saídas e prevenir os possíveis retrocessos dentro das empresas, afinal quanto mais otimizado os processos forem, menor o custo da operação e como consequência o lucro será maior!
Mas você deve se perguntar agora, então qual é a ferramenta mais indicada?
Atualmente com a expansão exponencial da tecnologia vemos diversos softwares de gestão e monitoramento surgirem cada mais!
E por que, hoje, os softwares são a melhor opção?
Confira abaixo o que os softwares de gestão e monitoramento entregam de valor ao cliente:
- Ótima Gestão: eles oferecem a melhor gestão, já que todos os dados ficam interligados no mesmo software;
- Segurança: com as auditorias e o armazenamento de dados pelos servidores, você não precisa mais se preocupar com papéis ou arquivos de computador que forem perdidos ou excluídos;
- Otimização: com os dados sendo alimentados os processos se tornam mais ágeis ao gerar menor quantidade de trabalho manual e operacional;
- Automatização: algoritmos e regras de negócio são feitas no software para terem uma inteligência e assim, os dados são alimentados pela própria comunicação do sistema entre si, ou seja, você não vai mais precisar fazer isso de forma manual;
- Atualização: os dados são atualizados de forma instantânea;
- Monitoramento: saiba como ter uma gestão melhor, ao monitorar as atividades e ainda, melhorar a comunicação entre os colaboradores pelos infográficos e dashboard do sistema;
- Relatórios: disponíveis a todo o momento para análise e para ajudar na tomada de decisões estratégicas. Basta um clique e você possui acesso aos dados agrupados para ajudá-lo a seguir o melhor caminho.
E para facilitar o conhecimento de alguns desses softwares, conheça algumas opções que indicamos para otimizar e levar transparência para o seu dia a dia de trabalho, antes mesmo de terminar de ler o nosso artigo:
- Gestão empresarial (ERP): há diversas alternativas open source e que são gratuitas. A que recomendamos é a Odoo;
- Organizar a sua agenda e fazer a melhor gestão de tempo: recomendamos o Google Agenda para a sua equipe - basta conectar com o seu e-mail de trabalho assim todos podem ver as reuniões e impedir pausas não previstas que iriam quebrar o fluxo de trabalho de cada colaborador;
- Salvar os documentos na nuvem (e nunca mais perder eles): o Google Drive! Eles possuem diversos recursos, inclusive as planilhas e docs do Google <3
- Organizar e criar os processos: temos o Heflo - é similar ao bizagi porém com uma interface melhor e mais bonita;
- Solução de gestão de visitas e reembolso de despesas: recomendamos a nossa solução a KM Online!
Com as nossas dicas você diz adeus às planilhas e aos comprovantes físicos de forma prática e ágil e ainda faz toda a gestão e monitoramento dos colaboradores externos e internos.
Esperamos que esse artigo seja útil para ajudá-lo a melhorar os processos da sua empresa!
Nós onliners queremos disseminar informação de qualidade para oportunizar cada vez mais o seu sucesso!
