A prestação de contas é sempre um assunto de muita relevância no orçamento das empresas, pois neste processo pode-se gastar bem mais que o esperado com processos burocráticos, envolvimento de diversas áreas e erro humano, por isso, para otimizar esta rotina você pode contar com um software de gestão, apesar do Excel ser a ferramenta que primeiro vem a mente da maioria das pessoas, ele não foi criado para esta função específica.
Hoje existem algumas plataformas em nuvem (SaaS) que além de organizar as despesas ainda oferecem inteligência para decisões estratégicas, mas como escolher o melhor software de reembolso de despesas?
Separei 7 dicas para te ajudar a decidir qual plataforma utilizar e obter o melhor custo benefício possível, vamos lá:
1. Credibilidade
Procure empresas idôneas e estruturadas. O conselho parece óbvio, mas na internet é muito fácil se enganar por campanhas de marketing poderosas e websites modernos. Abstraia tudo isso e procure saber mais sobre a empresa, quem sãos os sócios, quem investe nesta empresa e que história apresentam. Esse conjunto de informações já vai te ajudar a separar os bons fornecedores de outros mais suspeitos.
2. Segurança
Muitas informações sobre seus colaboradores e clientes estarão circulando por este software na nuvem, portanto é de extrema importância que você saiba qual é a estrutura onde os dados serão armazenados e qual o nível de segurança desta plataforma e assim se assegurar que você está coberto por sistemas de redundância, backups, criptografia e defesa contra possíveis ataques.
3. Funcionalidades
O quesito funcionalidades é com certeza um dos mais importantes, pois é através delas que a mágica acontece, e onde todo o seu processo de prestação de contas é automatizado, ajudando na produtividade de colaboradores e aplicação das políticas da empresa.
Algumas companhias adotam regras bem rígidas de reembolso de despesas, outras são mais flexíveis e dão um pouco mais de liberdade para o colaboradores apresentarem suas solicitações, portanto é essencial que o software seja dinâmico e se adeque às suas necessidades, pequenos ajustes e parametrizações permitem um maior controle.
Uma funcionalidade que ajuda muito no dia-a-dia dos colaboradores e ainda torna o processo de prestação de contas muito mais transparente é o OCR. Questione sobre este item quando procurar fornecedores de softwares, pois além de efetuar a leitura automática das notas fiscais através da câmera do celular, deve apresentar precisão acima de 99%, do contrário, o recurso mais atrapalha do que facilita.
Solicite uma relação de funcionalidades que estão inclusas no pacote ofertado e procure saber se algum dos itens que são importantes para você podem ter cobrança complementar, ou seja, entenda bem o que está comprando para não ter surpresas quando a fatura chegar.
4. Integração
Quem vive no mundo corporativo sabe que existem softwares para tudo, é uma sopa de letrinhas, é CRM pra cá, ERP pra lá, o departamento de tecnologia vem com novas terminologias o tempo todo e isso não vai parar. É preciso saber se a plataforma que você está contratando conversa com todas essas fontes de dados. A integração precisa acontecer e você deve questionar o fornecedor de software sobre as possibilidades, possíveis custos adicionais e experiência do fornecedor neste tipo de implantação.
5. Atualização
Tudo está mudando o tempo todo e o seu software de gestão de despesas tem que acompanhar esse movimento. Procure saber se a plataforma está em constante evolução e se estas atualizações farão parte do seu pacote ou terão custos adicionais.
Outro ponto a ser verificado é se no contrato existe um acordo de nível de serviço que garanta a disponibilidade de funcionamento da ferramenta, ou seja, que a ferramenta vai ficar disponível para utilização por pelo menos 99% do tempo.
6. Suporte
O senso de urgência é predominante em nossa sociedade e na hora de escolher um software de gestão, essa urgência deve estar presente em forma de suporte. Imagine que você está numa viagem de negócios de 2 semanas e no dia de efetuar o fechamento de todas as despesas, o aplicativo não funciona. Dá para esperar 3 dias para o suporte atender a uma solicitação? Não né?
Pesquise bem e entenda como o fornecedor lida com os chamados de suporte, quais os canais de comunicação e qual é o nível de SLA dele, verifique qual é o prazo que ele tem para respostas e se isso é atrelado a contrato, pois no caso de atraso o contrato poderá ser cancelado.
7. Custo
A velha frase “o barato, sai caro” nem sempre é verdade, existem SaaS excelentes com custos baixos e temos vários exemplos disso como: Netflix, Spotify, AirBnB entre outros. O que é importante levar em consideração é que precisamos comparar laranja com laranja, ou seja, escolher os 3 fornecedores de praxe e eliminar aqueles que apresentam discrepância no custo, por exemplo 30% mais baixo, pois se o valor de proposta é tão diferente significa que você não está comparando pares ou o fornecedor não irá entregar o que promete. Fique atento!
