A política de reembolso de despesas oferece mais praticidade nas finanças, garantindo harmonia entre os funcionários e empresa. Mas é preciso reavaliar processos para manter esse sistema atual e de acordo com a cultura corporativa.
Então, confira agora por que é preciso rever o modelo de reembolso da companhia. Acompanhe ainda como essa atitude simples pode evitar diversos desgastes financeiros.
A importância da política de reembolso de despesas
A política de reembolso é essencial quando se trata de trabalho fora da empresa. Assim, as despesas de trabalhos geradas por vendedores externos, representantes comerciais e os valores de viagens corporativas devem ser reembolsados aos profissionais.
Conforme uma empresa progride, certos procedimentos antigos se tornam pouco funcionais para a nova etapa do negócio. Sendo assim, reavaliar a política de reembolso é fundamental para organizar o orçamento e verificar se os parâmetros aplicados estão de acordo com a legislação vigente.
Então é preciso deixar claro que os gastos pagos com o dinheiro ou cartão de crédito do colaborador em serviço serão ressarcidos. Porém, para que esse sistema funcione é necessário estabelecer o que é gasto pessoal e quais são as despesas que serão reembolsadas pela empresa.
Por isso, a política de despesas conta com um conjunto de regulamentos para determinar quais valores a empresa devolverá para o trabalhador. Assim, com normas bem claras e pré-estabelecidas é possível evitar atritos entre o empregado e o empregador.
Motivos para revisar o modelo de reembolso atual
A política de reembolso é muito comum quando se fala em consumidores. Já quando se trata de um ambiente empresarial, nem sempre essas regras são formalizadas e difundidas entre os funcionários.
Contudo, essa simples regulamentação ajuda a ter mais controle no orçamento e mais agilidade na gestão financeira. Logo, as empresas que trabalham com viagens para atender clientes, treinamentos externos e reuniões em outros locais, precisam ter essa política clara.
Por outro lado, há negócios que já utilizam relatórios e planilhas para esse processo. Entretanto, será que essa é a forma mais prática e otimizada para realizar o reembolso de despesas?
Quando mais agilidade e facilidade, melhor a empresa funciona, tendo a possibilidade de cortar gastos desnecessários e aumentar os lucros. Nesse ponto, é preciso olhar honestamente para os processos internos do negócio e avaliar se eles têm sido funcionais.
Como tornar o reembolso de despesas mais prático
Ao entender que é preciso sempre agilizar os processos, a dúvida que resta é como tornar o reembolso mais eficaz. Por isso, gerenciar as despesas dos funcionários com mais precisão é essencial para manter o controle de gastos.
Sendo assim, confira se a forma atual garante a digitalização dos comprovantes e recibos de despesa em nuvem. Além de ser uma forma mais exata de cálculos, também evita o acúmulo de papéis que podem ser esquecidos ou perdidos.
A automatização de processos também é uma boa forma de utilizar a tecnologia a favor da empresa. Os programas de gestão de reembolso formam um padrão no processo de registro e restituição. Além disso, também diminuem erros nos relatórios.
Outra vantagem de revisar a política de reembolso é tornar o processo mais simples e rápido. A tecnologia reduz processos burocráticos e manuais, oferecendo um aumento na produtividade dos funcionários.
Revisar a política de reembolso de despesas é uma forma de modernizar e colocar a empresa a frente. Então caso queira uma solução hoje mesmo, o KM Online, app de reembolso, pode ajudar nesse processo permitindo funções como:
- solicitar reembolsos por aplicativo;
- digitalizar recibos via OCR;
- definir alertas e políticas de despesas;
- reembolsar a quilometragem via GPS.
Otimizando os processos de reembolso de despesas, a empresa se torna mais eficiente e, em consequência, muito mais lucrativa. Então para conhecer melhor essa solução entre em contato agora com o KM Online.
