Não há nada mais frustrante do que olhar para sua gaveta cheia de comprovantes fiscais e pensar que precisa parar para fazer a prestação de contas dos mesmos. À medida que os dias passam e as notinhas se acumulam, você percebe que está ficando cada vez mais sério, e que precisará perder um tempo precioso para inserir – tediosamente – os valores e datas das notinhas em uma planilha de Excel.
Mensalmente ao realizar essa atividade, você provavelmente já se pergunto se alguém não inventou alguma solução mais prática, não é mesmo? E a resposta é: sim!
Como funciona um scanner de comprovantes?
Você já deve ter utilizado um scanner para digitalizar outros tipos de documentos, e o processo é muito similar. No scanner, basta você colocar o papel na superfície, pressionar um botão e a imagem do documento será salva. Já para um scanner de comprovantes fiscais, ao invés de salvar uma imagem do documento, ele utiliza o software de OCR (reconhecimento óptico de caracteres) para processar a imagem, ler os dados e através de inteligência artificial ler as letras e números que fazem sentido para aquele determinado documento.
Na Km Online, sabemos o quão trabalhoso pode ser guardar os recibos e elaborar um relatório de despesas, e é por isso que pensamos nos mínimos detalhes para que nosso software de reembolso de despesas possa tornar o processo o mais fácil possível para nossos usuários. O aplicativo fácil de usar da Km Online, funciona como um scanner automático de comprovantes, utilizando nosso algoritmo de OCR para extrair todas as informações financeiras necessárias que um recibo pode conter.
Uma vez que seus recibos foram armazenados digitalmente (porém ainda válidos legalmente), o app ainda fornece várias funções extremamente úteis. Você pode enviar seus relatórios em poucos cliques, conciliar despesas com extratos bancários e cartões de crédito além de poder exportar suas despesas para um ERP ou software da contabilidade.
A tecnologia de inteligência artificial para digitalização automática dos comprovantes traz diversos benefícios que servem para facilitar sua vida.
12 benefícios em digitalizar automaticamente seus recibos
1. Economize tempoSem sombra de dúvidas, o benefício mais óbvio do scanner de comprovantes é economizar tempo, muito tempo! Pense quanto tempo você leva para ler uma nota e digitar as informações em uma planilha. Agora compare com o clique de uma foto...
Onde antes você perderia horas para transcrever uma pilha de recibos, agora você leva apenas alguns minutos. Tudo que você precisa fazer é tirar uma foto dos recibos com seu celular e o software de OCR da Km Online fará o resto do trabalho.
2. Nunca perca os comprovantesA menos que você seja extremamente organizado, é provável que já tenha perdido diversos recibos. Quando você recebe uma nota e já faz a prestação de contas, tirando uma foto do comprovante, as chances de perda dos dados são significativamente reduzidas.
3. Economize espaço
Armazenar informações financeiras de forma digital reduz a necessidade de armazenamento de papel. Sua carteira, bolsa e escritório se tornam espaços mais limpos e menos confusos, melhorando o ambiente e reduzindo a necessidade de armários de arquivo e unidades de armazenamento.
4. Precisão das informações
O processo mecânico e repetitivo de olhar as notas e digitar as informações na planilha podem afetar sua precisão. Ao utilizar o scanner de recibos da Km Online, cada recibo é processado com 100% de precisão.
5. Mais segurança
Armazenar documentos na nuvem é muito mais seguro do que manter as cópias impressas em um arquivo. A maioria dos servidores na nuvem é extremamente segura e trabalha com métodos e protocolos complexos de segurança, além de sistemas de backup confiáveis, protegendo você contra a perda de dados.
Além disso, armazenamento digital significa que apenas pessoas específicas, com autorização, tem acesso aos documentos. Diferente do que acontece com as notinhas espalhadas por armários e arquivos.
Não importa que horas são ou onde você está, todos os seus dados financeiros podem ser acessados a partir de qualquer dispositivo.
7. Armazenamento a longo prazo
Na Km Online, seus comprovantes ficais ficam salvos na nuvem por 5 anos. Após digitalizar seu comprovante, o arquivo é enviado para nosso servidor e ficará perfeitamente intacto por 5 anos.
Quando pensamos em recibos físicos, normalmente perdem a tinta em poucos meses o que reduz a clareza, legibilidade e pode acarretar problemas.
8. Reduza custos com correio
Acabe com o envio de comprovantes físicos por correio! Com informações digitalizadas você compartilha dados com segurança sem a necessidade do envio físico.
9. Organize seus recibos
Após escanear seu recibo você ainda pode adicionar informações complementares como: categoria da despesa, projetos, centro de custo, etc. É uma ótima maneira de organizar seus relatórios!
10. Exporte suas despesas para seu ERP
Depois que seus comprovantes são armazenados digitalmente, eles podem ser automaticamente exportados para seu software ERP. Na Km temos integração com os principais players do mercado: SAP, Oracle, Microsoft Dynamcs e Totvs.
11. Relatórios automatizados
Com todas as informações digitalizadas através de seu aplicativo, a geração de um relatório de despesas é muito fácil, e você consegue extraí-lo em poucos cliques.
12. Encontre as informações com facilidade
Você já precisou buscar um recibo de 2 anos atrás? Vasculhar os arquivos para encontra-lo não é uma tarefa nada fácil.
Armazenamento digital significa facilidade de acesso e praticidade. As ferramentas de busca e relatórios automatizados permitem que você faça buscas por diversos campos e encontre qualquer despesa que foi lançada no sistema.
Como usar o aplicativo de reembolso de despesas da Km Online?
Nosso app foi projetado para ser muito fácil e intuitivo! Para digitalizar seus recibos faça o seguinte:
- Tire uma foto do recibo e nosso software vai digitalizar a imagem e extrair os dados necessários
- Adicione mais informações como: relatório, centro de custo, etc. (se necessário)
- Envie o recibo para aprovação de seus gestores
- Uma vez aprovadas, as despesas são enviadas para o financeiro
Entre em contato e solicite uma demonstração!
