O guia completo para reembolso de quilometragem

Neste post vamos explicar de forma detalhada como funciona o processo de reembolso de quilometragem para empresas.

Introdução

Se a sua empresa tem colaboradores externos que utilizam carro próprio ou carro de frota e recebem um valor por km rodado, esse guia vai ajuda-lo a entender melhor o processo e como otimiza-lo.

À medida que o mundo se torna cada vez mais tecnológico, os registros de quilometragem se tornam cada vez mais sofisticados. Mas o que eles têm em comum? Simplificando, registros de quilometragem são ferramentas ou métodos utilizados para registar gastos com quilometragem e combustível, além de registar outras informações como data da viagem, motivo, origem, destino e finalidade comercial.

Quem precisa controlar quilometragem para fins comerciais?

Se a sua empresa tem colaboradores que trabalham com carro próprio ou carro de frota, há uma boa chance de você precisar de um controle efetivo de quilometragem. Alguns dos motivos para esse registro são:

• Precisão no controle de quilometragem rodada a serviço da empresa
• Pagamento de benefícios para o colaborador
• Valor do combustível pago para carros de frota
• Reembolso de km rodado para colaboradores que usam carro próprio
• Gestão e comprovação da utilização dos carros da frota
• Confirmação de visitas a clientes e fornecedores

Quais as principais ferramentas para registrar o km?

• Caderno de registro
• Planilhas de Excel
• Softwares de reembolso de despesas
• Softwares modernos de reembolso com integração com Google Maps
• Aplicativos de reembolso de despesas com controle de quilometragem via GPS

Todas as ferramentas listadas acima continuam sendo uma opção de controle para empresas. Algumas mais eficientes e outras menos, por isso é importante entender por que a escolha da sua ferramenta pode influenciar a sua empresa em vários aspectos.

Por que sua empresa precisa registar o km rodado?

Registrar o km rodado é uma necessidade para organizações que tem colaboradores externos dirigindo um veículo. O controle de quilometragem é útil independentemente da modalidade de pagamento que a sua empresa adotar.

• Reembolso de km rodado
• Cartão combustível
• Subsídio de carro da empresa
• Subsídio de carro da empresa com comprovação de quilometragem variável

Controlar quilometragem comprova o uso do veículo para fins comerciais e ajuda empresas a reduzirem os gastos com combustível.

Qual a melhor forma de controlar os gastos com quilometragem?

O jeito que o controle de quilometragem é feito, sempre dependeu da tecnologia disponível no mercado. Antigamente os registros de km eram realizados em cadernos de papel, no qual os funcionários anotavam a data, motivo, origem, destino e a leitura do odômetro.

Com a popularização dos computadores, muitas empresas começaram substituir os cadernos por planilhas de Excel, que automatizam parcialmente os cálculos e tornam o acesso aos registros mais rápido, porém, o processo de registro ainda era um processo manual e demorado.

Por volta dos anos 2000, tivemos algumas novas evoluções por conta de plataformas em nuvem como o Google, que começaram a disponibilizar serviços mais precisos para calcular a quilometragem através de desenhos ponto a ponto no mapa.

A grande integração e aceleração da tecnologia se deu a partir de 2010, com a popularização e avanço tecnológico dos smartphones. Muitas empresas começaram a utilizar aplicativos para controlar a quilometragem rodada. Diferente do cálculo ponto a ponto do Google, esses aplicativos utilizam o GPS do celular do usuário para mapear exatamente quantos quilômetros ele rodou, trazendo muito mais precisão e confiabilidade nas informações.

Muitas empresas, no entanto, ainda não evoluíram seus métodos de controle de quilometragem, e isso tem um grande impacto no dia-a-dia da operação. Para entender melhor por que, vamos analisar cada um dos tipos de controle de quilometragem disponíveis.

Caderno de papel ou planilhas de Excel

• Processo manual que toma tempo e reduz a produtividade dos funcionários
• Trabalho dobrado pois o funcionário precisa anotar em algum lugar e depois passar as informações para planilhas no computador
• Funcionários podem declarar valores aproximados para economizar tempo ou porque esquecem de contabilizar o valor exato
• Funcionários podem declarar quilômetros a mais para receber um valor de reembolso maior

Software reembolso de despesas

• Automatiza parte do processo e consome menos tempo, porém não é mais preciso do que uma planilha
• Ainda é o funcionário que declara sua quilometragem, e ainda tem espaço para solicitar reembolsos acima do devido

Aplicativo de reembolso com GPS

• Reduz o tempo e facilita a vida dos funcionários
• Elimina a necessidade de anotar informações de forma manual
• Gera informações precisas e contabiliza exatamente o que foi percorrido
• Elimina a possibilidade de solicitações indevidas de reembolso de quilometragem

Os métodos mais antigos fazem com que os funcionários percam tempo desnecessário com atividades administrativas, além de abrir brecha para erros e fraudes. No entanto, muitas empresas demoram para adotar novas tecnologias que podem simplificar o processo e reduzir gastos por acharem que vão abalar a confiança entre funcionários e empresa.

O que podemos dizer é que nenhum modelo nunca alcançou a perfeição, mas quando você considera as consequências de permanecer com processos mais antigos versus os benefícios de métodos mais modernos, você provavelmente vai perceber que talvez esse possível atrito inicial não seja assim tão relevante.

Como contabilizar corretamente o km à serviço da empresa? (Adeus planilhas!)

Por muitos anos a grande maioria dos registros e controles de quilometragem se basearam em processos manuais. Embora o formato manual de criação de relatórios possa assumir diversas formas (cadernos, planilhas, fotos), todos eles contêm brechas que são difíceis de se eliminar.

É muito fácil criar uma planilha bonita que faz cálculos automáticos utilizando parâmetros pré-definidos do Excel, no entanto, o registro dessa forma é uma extremamente falho.

Registro de km manual estão sujeitos a erro humano

Ter precisão no registro de km percorrido é fundamental para um processo justo e eficiente. Porém, a criação manual de relatórios depende de humanos propensos a erros e que nem sempre agem de forma honesta.

Mesmo se você substituir seu caderno de registro de km por uma planilha de Excel ou um software de reembolso estático, que faz o cálculo automático, os dados inseridos ainda serão imputados por um ser humano, abrindo brecha para erros e desonestidade.

Registros manuais estão sujeitos a chutes e aproximações

Funcionários que trabalham em atividades externas precisam cumprir um grande número de atividades e, como seres racionais, procurarão atalhos para reduzir o tempo despendido com atividades administrativas. Todos nós fazemos...

Porém, quando falamos de atividades como criar seus relatórios de reembolso de despesas e quilometragem, esses atalhos e aproximações podem custar muito caro para a empresa. Eles podem chutar ou criar relatórios de km aproximados para realizar essa tarefa rapidamente. Mas uma coisa nós temos certeza, esse chute nunca será para menos!

Registros manuais diminuem a produtividade dos colaboradores

Diários de papel, planilhas de Excel e softwares estáticos requerem um tempo improdutivo que não gera receita para a empresa e deixa os colaboradores irritados. Mesmo softwares de despesas legados não resolvem completamente esse problema. Os funcionários ainda precisam entrar os dados de forma manual e realizar diversas etapas para que seus relatórios estejam completos.

• Registrar as visitas e clientes
• Controlar a quilometragem rodada à serviço da empresa
• Digitar as informações em uma planilha ou software de reembolso
• Enviar relatórios para aprovação
• Aguardar aprovação e conferir se tudo foi aprovado e pago
• Revisar relatórios com erros

Esse processo é ineficiente, improdutivo e suscetível a erros.

Registros manuais são difíceis de auditar

Quando você deixa a atividade de registar quilometragem na mão de um funcionário, como você pode detectar se ele está cometendo erros ou se o gasto ocorreu de fato? Agora imagine esse cenário multiplicado por algumas dezenas de funcionários da sua empresa? Você tem tempo ou time para acompanhar as centenas de relatórios? E para conferir cada uma das linhas dos relatórios e confrontar com as informações declaradas?

Muitas empresas se encontram a mercê dos funcionários devido a essa falta de controle e ao alto volume de dados gerados todos os dias.

Aplicativos de reembolso de quilometragem via GPS

O sistema de posicionamento global se tornou parte da vida de quase toda pessoa que dirige, seja através de dispositivos físicos ou aplicativos para celular como Waze. Esse sistema cresceu rápido e está se tornando a maneira mais precisa e eficiente de controlar a quilometragem dos veículos.

Os smartphones contam com poderosos GPS que se comunicam com uma rede de satélites para identificar de forma precisa a localização do dispositivo a qualquer momento. Isso significa que muitos aplicativos do seu celular têm a capacidade de acessar informação e utilizar os dados para diversas finalidades. Isso gera um ponto de atenção para empregados e empregadores.

Eficiência x privacidade

Não há como negar, o controle de quilometragem via GPS é a opção mais eficiente para empresas. Quando se trata de controlar de forma precisa, utilizar o GPS do celular do colaborador para calcular a quilometragem com base na rota real realizada é a melhor opção.

Além disso, todos os funcionários já utilizam smartphone em suas atividades diárias. Como diz Snowden, as pessoas que vivem no século 21 não sabem como podem ser monitoradas por organizações. Essa é uma realidade para todos que utilizam qualquer tipo de aplicativos sejam eles comerciais ou pessoais, seus dados estão sendo transmitidos para que as pessoas os utilizem para diversas finalidades. Se essa é uma premissa da nova era, por que não utilizar os dados gerados para otimizar os processos comerciais quando os colaboradores estão à serviço da empresa?!

Como funcionários percebem o controle de km via GPS?

Segundo pesquisa independente realizada por uma empresa de gestão de ponto e Rh, 5% dos funcionários que foram rastreados via GPS durante atividades comerciais tinham uma visão negativa do processo. 55% tinham uma visão positiva percebendo o processo fica mais prático e justo para ambos os lados (empregado e empregador). O restante foi neutro quanto a resposta.

Já uma pesquisa realizada com funcionários de empresa que nunca utilizam um software com controle via GPS, 39% tiveram uma visão negativa e apenas 15% entenderam como algo positivo.

No geral, funcionários que não utilizam um sistema de controle de km via GPS tinham preocupações sobre privacidade, e acompanhamento após o expediente, porém, os que já utilizam um sistema via GPS já não tinham essas preocupações. Suas preocupações estavam ligadas a uso de bateria e memória do celular.

Faz sentido que os usuários não queiram que seus empregadores tenham acesso a sua localização e local o tempo todo, mas essas preocupações tendem a acabar uma vez que a empresa utilize o controle de quilometragem via GPS da forma correta e que proteja a privacidade de seus funcionários.

Melhores práticas para controle de km via GPS

Se você quer aproveitar os benefícios de redução de gastos, otimização de processos e aumento de produtividade dos seus funcionários, é importante que você escolha um aplicativo de reembolso apropriado e estabeleça diretrizes para um bom uso.

• Defina limites claros para o uso de dados dos funcionários

Não é porque você tem acesso aos dados de itinerários dos seus funcionários que você precisa acompanha-los o tempo todo e muito menos compartilhar informações para outras pessoas da empresa. O objetivo do rastreamento é fornecer informações precisas sobre os gastos com km para fins de reembolso.

• Escolha um aplicativo confiável

Os funcionários devem confiar na ferramenta e entender que ela está lá para ajuda-los a otimizar processos. O aplicativo deve dar a autonomia para que o funcionário envie ao empregador apenas viagens que são para fins comerciais, sem monitora-los em tempo real.

• Privacidade do usuário

Aplicativos que respeitam a privacidade são ativados apenas quando é da vontade do colaborador. Ou seja, se o app estiver desligado ou o colaborador não estiver realizando uma viagem à serviço da empresa, seus dados não serão disponibilizados para o empregador.

É tudo sobre como você cuida e gerencia os dados gerados. Se você tiver cuidado poderá utilizar ferramentas que otimizam processo sem gerar atritos. É comum, por exemplo, empresas que monitoram o uso da internet nos dispositivos de seus funcionários. O simples fato de monitorar desencoraja o uso incorreto sem necessariamente levar ao microgerenciamento.

Controle de quilometragem e integrações

Ao selecionar um software de reembolso de quilometragem moderno e atualizado você vai perceber que as possibilidades de integrações com sistemas existentes na sua empresa são muitas.

• CRM
• ERP
• BI
• Software de contabilidade

Empresas inteligentes descobrem como aproveitar ao máximo os dados gerados por ferramentas como os apps de reembolso de quilometragem. Uma vez que esses aplicativos fornecem diversos dados, podem ser utilizados pelo CRM para automatizar o processo comercial de gestão de visitas e também podem ser enviados para os softwares financeiros.

Conclusão

Embora a maioria das empresas tenham deixado de lado os cadernos de anotações, planilhas de Excel ainda são um item muito presente na vida de empresas que precisam controlar a quilometragem. Como vimos nesse documento, as planilhas são fáceis e não requerem treinamento de funcionários, mas o tempo perdido, a baixa na produtividade e os altos custos em manter o processo dessa forma não compensam manter o processo nesse formato.

Em resumo, os benefícios de um app de reembolso de km para os funcionários são:

• Facilidade de uso e captura automática de km
• Eliminação de trabalhos manuais e redundantes
• Não há mais necessidade de criar relatórios manuais de km
• Buscar e contabilizar rotas utilizando o Google Maps não será mais necessário

Já para os empregadores e gestores, os benefícios são:

• Aumento da produtividade dos funcionários
• Processo de reembolso otimizado e eficiente
• Redução de 30% nos gastos com combustível

Atualize seus métodos de controle de km e aproveite os benefícios de um processo moderno e baseado em tecnologia. Se você precisa de uma consultoria, entre em contato com a Km Online e entenda como fazer essa migração de processos de forma profissional.