Neste artigo vamos explicar de forma detalhada o que é a gestão de gastos corporativos e porque você deve ficar atendo as mudanças tecnológicas. Ao invés de falar coisas vagas como “mudar para um sistema em nuvem é a nova tendência”, vamos focar em itens mais práticos e que tragam de fato uma nova visão e conhecimento para melhorar seu processo.
Introdução
Depois de uma explicação detalhada sobre os tipos de despesas corporativas e processos que envolvem reembolso de despesas, quilometragem e conciliação dos gastos com cartões corporativos, apresentaremos técnicas mais modernas de gestão, através do uso de tecnologia.
Como ilustraremos a seguir, uma das principais razões pelas quais empresas persistem com soluções desatualizadas é a falta de entendimento sobre o real custo envolvido. Por isso, uma vez tomada a decisão de aprender mais sobre este assunto, o retorno do investimento tende a ser significativo.
Você deu o primeiro passo para melhorar seu processo de gestão de gastos corporativos acessando esse documento!
O que é gestão de despesas corporativas?
Gestão de despesas corporativas refere-se ao gerenciamento de despesas incorridas à serviço da empresa. Por exemplo, pode ser necessário visitar um cliente para uma reunião comercial. Durante esse dia de atividades você provavelmente tem gastos com combustível, estacionamento, pedágio e talvez um almoço com o cliente. Essas despesas deverão ser relatadas e, em muitos casos, reembolsadas(quando pagas com dinheiro próprio).
As formas de pagamento variam de empresa para empresa, porém reembolso de despesas, cartões de crédito corporativos e cartões pré-pagos corporativos são os principais. Independente de como essas despesas comerciais foram pagas, elas precisam ser contabilizadas e gerenciadas pelo departamento financeiro da empresa.
Como a grande maioria das empresas faz essa gestão?
Normalmente as empresas seguem o processo abaixo.
- Funcionário recebe o comprovante fiscal físico e precisa armazena-lo
- Um relatório de despesas em Excel ou formulário web precisa ser preenchido de forma manual. Com informações como: tipo de despesa, valor, moeda, forma de pagamento centro de custos.
- Recibos físicos precisam ser enviados para o financeiro
- Equipe administrativa e financeira precisa conferir os relatórios, políticas, validar se as informações os comprovantes fiscais estão corretas e realizar a conciliação manual das faturas em caso de utilização de cartões corporativos
Supondo que o fluxo acima funcionou bem, o colaborador pode ser reembolsado ou o financeiro pode dar baixa nos gastos da fatura. Porém, a realidade muitas vezes não é assim tão fácil.
- Descumprimento do prazo de envio do relatório de despesas
- Relatórios de despesas são rejeitados por estar fora da política
- Relatórios rejeitados por não conterem todos os comprovantes fiscais
- Relatórios rejeitados por divergência de gastos declarados e comprovantes enviados
- Falta de comprovantes para comprovar as transações das faturas dos cartões
- Alto volume de informações para serem processadas pelo financeiro abrem espaço para erros e perda de dinheiro
- Possibilidade de erros e fraudes devido a processos manuais na criação de relatórios
Quais são os principais meios de pagamentos corporativos?
Dependendo da operação da sua empresa, você poderá optar por trabalhar com um ou mais dos métodos abaixo. Uma análise precisa ser feita para entender quais dos processos se adequa melhor ao perfil e cultura da sua empresa.
Reembolso de despesas – funcionário utiliza o próprio dinheiro para pagar os gastos comerciais e depois preenche um relatório para solicitar o reembolso dessas despesas.
Reembolso de quilometragem – utilizado por funcionários que dirigem o próprio carro para fins comerciais e precisam ser reembolsados pelo combustível gasto. Além dos custos com combustível, nesse valor incluí-se os valores de depreciação, manutenção etc.
Cartão pré-pago – através dessa modalidade, a empresa faz uma antecipação de valores através de um cartão pré-pago para que o funciona consiga realizar seus gastos comerciais.
Cartão de crédito corporativo – ao fornecer um cartão de crédito, a empresa possibilita que os funcionarem realizem seus gastos com um cartão da empresa que receberá uma fatura no fechamento do mês informando quanto foi gasto.
Por que modernizar a gestão de despesas corporativas é importante?
Conforme uma empresa progride, certos procedimentos antigos se tornam pouco funcionais para a nova etapa do negócio. E com os processos de gerenciamento de despesas não é diferente. Listamos abaixo os motivos pelos quais sua empresa deve dar atenção a esse assunto.
- Alto custo de tempo e dinheiro devido a processos ineficientes
- Desgaste entre colaboradores envolvidos dentro do processo
- Falta de controle e compliance dentro da operação de gestão de gastos
- Possibilidade de erros e fraudes devido ao preenchimento e conferência manual
- Tecnologias avançadas e com um custo acessível estão transformando o processo
Resumindo, modernizar processos de gestão de despesas é necessário se a sua empresa que crescer e reduzir os altos custos de tempo e dinheiro envolvidos no processo.
Os custos despercebidos da gestão de despesas corporativas
É de se admirar que a gestão de despesas corporativas tenha demorado tanto tempo para ganhar a relevância que deveria. O processo manual abre espaço para muitos erros e fraudes, gerando grandes perdas para empresas e colaboradores.
Se analisar o processo de lançamento de despesas manual com atenção, você ficará surpreso com tamanha burocracia e perda de tempo. Após uma transação ser realizada o funcionário precisa guardar seu comprovante fiscal até que finalmente resolva criar seu relatório de despesas. Perde-se algumas horas para preencher um relatório em Excel e extrair todas as informações do comprovante de forma manual. Além disso, normalmente o funcionário precisa enviar seus comprovantes físicos por correio ou escanear os mesmos e envia-los por e-mail para o departamento financeiro.
Se essa jornada do funcionário que solicita despesas parece ruim, imagine o departamento financeiro que precisa fazer o controle de todos esses relatórios e comprovantes enviados por diversos funcionários da empresa?! Para eles, decifrar recibos ilegíveis, confrontar recibos com despesas declaradas em relatórios e verificar se os gastos estão dentro da política de despesas são apenas algumas etapas desse processo burocrático. Outras questões a serem consideradas são:
- Custos com envio de comprovantes por correio
- Envio de notas e despesas duplicadas
- Erros de digitação ou tentativa de solicitações fraudulentas
- Necessidade de confrontar as despesas lançadas com a política permitida
- Necessidade de ler os recibos para ver se os valores declarados batem com as informações do recibo
- Perda de tempo do time comercial que poderia estar vendendo ao invés de estar criando relatórios de despesas
- Pera de tempo do departamento financeiro conferindo notas
- Gastos excessivos com reembolsos por km rodado
Estes custos muitas vezes não são contabilizados, mas representam uma grande perda de tempo e dinheiro para a sua empresa!
O que é um software de gestão de despesas corporativas?
Uma solução moderna de despesas corporativas é uma solução na nuvem, software como serviço (SaaS), que disponibiliza plataforma web e um aplicativo para smartphone que possibilita que a empresa faça sua gestão de forma prática e eficiente.
Embora existam diversos tipos de soluções, os mais modernos e eficientes possibilitam que o usuário tire uma foto do comprovante fiscal utilizam um app em seu smartphone. Uma vez o recibo foi submetido, o software utiliza de inteligência artificial (OCR) para extrair as informações dos recibos e envia-los para o fluxo de reembolso ou realizar a conciliação com as faturas do cartão corporativo. Além disso, os aplicativos possibilitam que a quilometragem do usuário seja mapeada através da utilização do GPS do próprio celular, garantindo uma maior precisão e veracidade do processo.
Para o departamento financeiro, uma vez que as informações dos recibos são extraídos através de inteligência artificial, e as políticas de despesas da empresa estão parametrizadas no software, o processo fica muito mais simples e eficiente, possibilitando que o financeiro acompanhe os gastos em tempo real e seja alertado em caso de despesas fora da política ou notas duplicadas.
Dado o poder de softwares modernos de despesas corporativas, fica claro que a dependência de relatórios em Excel ou softwares legados não é mais sustentável para empresas que querem crescer.
Quais os benefícios em utilizar um software moderno?
Os benefícios de automatizar o processo de gestão dos gastos corporativos são numerosos, porém, dependendo do número de colaboradores e de como a sua operação está estruturada, você poderá ter mais ou menos benefícios otimizando o processo. Listamos abaixo os principais benefícios.
Economia de tempo – como sabemos, o tempo é o único bem que não pode ser comprado nem com todo dinheiro do mundo, e dessa forma ele se torna algo extremamente importante. Agora pense nos seus colaboradores desperdiçando esse bem precioso criando relatórios de despesas...
Economia de dinheiro – além do valor hora/homem, listamos para você alguns outros custos envolvidos no processo. Automatizar o fluxo de prestação de contas vai fazer sua empresa economizar alguns milhares de reais no ano.
Facilidade de uso – soluções modernas são bem projetadas e disponibilizam um aplicativo fácil e intuitivo que facilita a vida dos colaboradores. Na grande maioria das vezes não há necessidade de horas de treinamento.
Baixo custos e ROI garantido – uma das principais razões para o crescimento de aplicativos na nuvem ss(além do avanço dos smartphones e da internet), é a baixa do custo de softwares como serviço (SaaS). Os modelos de custos flexíveis baseados em utilização ajudam na precificação e como resultado a maioria das soluções de gestão de despesas corporativas gera um impressionante retorno sobre o investimento.
Torne o processo data driven – uma vez que as despesas são processadas em tempo real, será muito mais fácil para o departamento acompanhar os gastos de cada um dos colaboradores. Além disso, ter o histórico dos relatórios a um clique de distância torna a operação muito mais transparente e fácil de controlar.
Quem se beneficia?
Dado o amplo conjunto de funcionalidades e praticidade, a maioria dos colaboradores adota a implementação de um software com muito entusiasmo, uma vez que são eles os principais beneficiados.
Por ser um processo que envolve diversas pessoas e departamentos da empresa, muitos são os impactados com o processo.
- Funcionários – todos que precisam prestar contas ou solicitar reembolsos se beneficiam uma vez que economizam uma quantidade preciosa de tempo. Antes o que era um processo trabalhoso e manual de guardar recibos e cria relatórios se resume a tirar uma foto do comprovante fiscal e envia-lo para aprovação. Além da praticidade, o tempo com que recebem o reembolso de suas despesas diminuí, deixando todos muito mais felizes e produtivos.
- Gestores – como todo bom gestor, tornar processos mais eficientes deve ser uma premissa. Por isso, ao adotar uma solução de gestão de despesas corporativas esse objetivo será alcançado para o processo como um todo e para o dia-a-dia de gestores e funcionários. Com um software de gestão o trabalho do gestor passa de um trabalho manual de conferência para uma ferramenta que vai auxilia-lo com alertas de gastos fora da política e com uma ferramenta simples para comparação e extração de relatórios.
- Departamento financeiro – acabar com a conferência manual de pilhas de comprovantes fiscais já é um ótimo motivo para o departamento financeiro ficar feliz. Além dessa praticidade, adotar um software vai beneficia-los eliminando a necessidade de controlar a conformidade dos relatórios de forma manual, acabar com as fraudes e envios de notas duplicadas além de gerar uma economia significativa nos gastos corporativos.
O que considerar ao escolher seu software?
Quando decidir que é hora de escolher seu software, garanta que os itens abaixo sejam levados em consideração.
Empresa – é importante avaliar se a empresa é bem estruturada, se tem por objetivo ser uma solução completa de gastos corporativos e se tem poder e investimento para continuar inovando em soluções.
Funcionalidades – tenha certeza de que o software escolhido tenha todas as funcionalidades necessárias para atender a sua operação. Recursos fundamentais como digitalização das notas via OCR e controle de quilometragem via GPS não podem ficar de fora.
Velocidade de processamento e precisão – dependendo do volume de notas e de rotas de quilometragem, a qualidade de produto pode variar muito de um fornecedor para outro. Se você precisa de uma leitura rápida e precisa e de rotas de quilometragem com alta precisão e sem erros, certifique-se de que seu fornecedor é capaz de entregar.
Preço da solução – embora o preço médio seja de 25 reais por usuário, existem softwares de todos os preços, inclusive gratuitos. No entanto, embora soluções gratuitas possam chamar sua atenção, normalmente os recursos são extremamente limitados, carecem de suporte e não investem em integrações e melhorias continuas.
Integrações – um ponto importante para muitas empresas é a necessidade de integração com outros softwares como ERP e o software de contabilidade. Certifique-se de que o fornecedor possuí API’s disponíveis e pode ajuda-lo com a integração.
Conciliação de cartões – uma funcionalidade muito importante para quem trabalha com cartões corporativos é a conciliação de cartões. Confirme se o seu fornecedor possibilita essa integração com o emissor do seu cartão. Essa funcionalidade vai te poupar de realizar conferências manuais e vai gerar redução de custos para a operação.
Recomendação de clientes – solicite ao seu fornecedor o contato de alguns clientes e converse com eles para entender os pontos positivos e negativos das plataformas. Isso vai te ajudar na hora de escolher o software ideal.
Atendimento e suporte – normalmente versões mais baratas ou gratuitas não tem um suporte disponível para te ajudar ou resolver seus problemas. Além disso, empresas que tem um serviço pagam se esforçam cada vez mais para minimizar a iteração humana através de chats e aberturas de chamado que podem demorar horas ou até dias. Um canal de comunicação aberto e alguém com quem conversar deve ser um critério importante para sua escolha. Garanta que o acesso ao suporte e o SLA de resposta estejam previstos em contrato.
A medida que cresce a conscientização sobre os custos de manter softwares legados ou processos manuais de gestão de despesas, a adoção de softwares modernos acelera. A Km Online é solução líder em gestão de despesas corporativas que pode ajudar você e sua empresa a economizar tempo, dinheiro e deixar todos mais felizes.
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