Planilhas de Excel são uma opção popular para registrar km, seja para fins pessoais ou para reembolsar funcionários que utilizam carro próprio. Porém, usar uma planilha para controlar a quilometragem é um processo que deixa brechas e precisa ser repensado.
Por que os registros de km via planilha são falhos
Seus funcionários são responsáveis por preencher a quilometragem rodada? Se sua empresa usa Excel como uma forma de controlar os gastos de combustível, provavelmente você terá gastos superfaturados. Embora o registro de km no Excel ajude empresas a se organizarem, ele não serve adequadamente como um registro preciso e confiável.
É fácil de entender, o próprio funcionário insere todas as informações pertinentes de uma viagem e as fórmulas calculam a quilometragem total. Porém, o uso de um controle de quilometragem por planilha geralmente leva a uma superestimação de milhagem.
Aqui estão algumas razões para isso:
Usar o Excel para controlar quilometragem leva a aproximações
Os funcionários externos normalmente não têm muito tempo, e isso leva a atalhos como aproximações ou estimativas de quilometragem. Eles são encarregados de suas principais funções como vendas, gerenciamento de contas ou merchandising.
Depois, precisam achar tempo para tarefas administrativas como gerenciar e-mails, manter seu CRM atualizado, e executar tarefas administrativas como registrar reembolsos de despesas. Quando você adiciona um controle de km manual ao processo, não é surpresa que muitos funcionários chutem valores aproximados (Sempre para cima! Nunca a favor da empresa).
Manter o processo via planilha do Excel é um processo demorado e ineficiente, especialmente para funcionários externos. Para manter um controle de km na planilha, seus funcionários precisam executar algumas tediosas etapas todos os dias:
- Manter um documento com registro de viagens, que incluem clientes visitados, motivo das visitas, data, e quilometragem.
- Calcular e registrar a quilometragem utilizando leituras do odômetro ou pesquisando endereços no Google Maps.
- Inserir dados em documentos, planilhas e/ou tirar fotos do odomêtro diariamente.
Com todas essas etapas, você pode entender por que muitos funcionários encontram maneiras de reduzir a quantidade de tempo gasto no cálculo de km. Atalhos como arredondamento ou estimativa podem custar caro à sua empresa. Se considerar os arredondamentos de diversos funcionários, no período de um ano, vai ver que reembolsos em excesso saem caro.
Para você gestor, pode ser desafiador controlar com precisão os gastos com quilometragem. Conferir diversas planilhas, confrontar com a agenda de clientes, saber sobre os valores e melhores rotas de cada região é algo quase que impossível.
Sinais de que seu processo atual pode conter erros
Aqui estão algumas maneiras de verificar se os funcionários estão estimando valores ao invés de calcular a quilometragem correta:
1. O valor da milhagem é sempre um número inteiro.
Se você perceber que os registros terminam consistentemente com números exatos, há uma boa chance de que os funcionários estejam arredondando o km rodado. A distância entre dois locais nem sempre é de 30 km; poderia ser 27,1 km ou algum valor próximo de 30. Mas como corrigir isso? Peça para que os funcionários adicionem o endereço inicial, final e o nome do local/cliente que estão indo visitar. A adição de informações adicionais levará um pouco mais de tempo, mas permitirá que gestores auditem os gastos.
2. A produtividade não corresponde com o km declarado
Muita atividade e gasto não significa muita produtividade. Infelizmente, como uma planilha contém apenas dados, fica difícil medir se os funcionários são realmente produtivos ou se são apenas muito ativos. Por isso, acompanhar a planilha de gastos com km e cruzar as informações com o seu CRM podem te ajudar a entender a eficiência e produtividade do colaborador.
3. Quando o preço da gasolina aumenta, o valor de km declarado também aumenta
Como o valor do km(Ex:0,60) não aumenta com o aumento do preço da gasolina, os funcionários podem adicionar um pouco mais de quilometragem nos relatórios na tentativa de acompanhar os preços da gasolina. Por isso, ter uma forma de acompanhar a flutuação dos relatórios de quilometragem pode ser essencial para facilitar a visão de períodos de maior quilometragem nos relatórios. Audite os cálculos de km e atividades realizadas x produtividade.
Você pode seguir estas dicas para melhorar sua planilha, mas há uma maneira melhor de registrar o km!
Alternativas -muito- melhores que controle via planilhas de Excel
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