A assistência médica móvel está em ascensão e as empresas de assistência entendem bem as dores de ter funcionários na estrada. O aumento do serviço ambulatorial e de enfermeiras a domicílio está sendo impulsionado pelo envelhecimento da população.
De acordo com este estudo sobre controle do km rodado em vários setores, "a demanda por assistência médica móvel continuará a aumentar à medida que o número de brasileiros com mais de 60 anos vai dobrar nas próximas décadas".
O estudo também afirma claramente que clientes da área de saúde têm os gastos mais altos com km rodado, 5 vezes o gasto de uma organização de tamanho semelhante. Também menciona que controlar os gastos com transporte é a segunda maior despesa incorrida. Portanto, torna-se imprescindível que as empresas tragam mais transparência no controle e no monitoramento desse aumento nos custos com combustível, que é a tendência no setor de saúde.
Práticas recomendadas para controlar quilometragem de assistência médica
À medida que as organizações de saúde se preparam para colocar mais funcionários como enfermeiros e profissionais de cuidados a idosos viajando na estrada para vários locais, torna-se um desafio operacional caro e complicado para controlar o km rodado desses esses trabalhadores. Isso pode se tornar frustrante, especialmente ao lidar com grandes quantidades de dados e pessoas à medida que sua empresa cresce.
Nesse artigo, vamos apresentar as práticas recomendadas em relação ao controle de quilometragem para organizações de saúde em crescimento, para facilitar o operacional e reduzir custos.
Definir políticas claras
Ter uma política de reembolso de km ajuda o empregador e o funcionário a entender o que precisa ser feito e quando. Adotar uma política não apenas evita erros, mas também otimiza os recursos disponíveis.
Os funcionários gostam de ter uma orientação clara a seguir que facilitará o recebimento do reembolso e evitará mal entendido. Já para os empregadores, terão um processo eficiente e sem erros para rastrear a quilometragem da organização. Alguns dos principais componentes de uma política de reembolso de km devem incluir o seguinte:
- Diretrizes para envio de relatórios de despesas km rodado
- Diferença de valores para carro pessoal ou carros alugados
- Valor de km rodado claro e pré-definido
- Critérios definidos para quem pode ou não pedir reembolso
Recupere o controle
Todo erro, quase por padrão, leva a uma série sucessiva de erros adicionais. Relatórios de km inflados, rastreamento impreciso de km rodado, métodos totalmente errados de registar e enviar dados - esses são apenas alguns dos percalços que ocorrem regularmente na maioria das organizações de saúde que precisam controlar os gastos do time que trabalha externo.
Recupere o controle criando responsabilidades - espere que seus funcionários façam seu trabalho de boa fé, mas também certifique-se de capacitá-los com as ferramentas criadas para torná-los mais responsáveis.
Capturar e reembolsar com precisão as milhas pessoais:
- Exigir documentação para a distância percorrida
- Utilizando os dados de rastreamento de milhas para obter mais visibilidade dos padrões de gasto de milhas
- Verificando viajantes com milhagem pessoal excessiva
Melhore a precisão dos dados
Se há algo pior do que uma má comunicação, é a coleta de dados imprecisa. Por exemplo, se seus funcionários esquecerem de enviar o relatório de km rodado dentro do prazo, você pode até relevar. No entanto, e se eles enviarem relatórios inflados?
Se eles simplesmente mentem ou erram no registro dos dados, isso prejudica a empresa. Fornecer e incentivar o uso de ferramentas como um aplicativo de reembolso de despesas via GPS pode ajudar na precisão, além de:
- Permite que os funcionários registrem sem esforço a distância percorrida
- Aumentar a precisão dos trajetos relatados e reembolsados
- Colete as informações necessárias para relatórios de despesas, como motivo, cliente visitado, etc.
- Aumente a conformidade dos funcionários e minimize fraudes
Benefícios e desvantagens em substituir planilhas de km rodado
Os profissionais da área de saúde são obrigados a acompanhar sua quilometragem pessoal e "comercial" (assistência médica), e eles podem criar planilhas de reembolso ou usar um aplicativo que automatize o processo por completo. Os benefícios mais óbvios do app de reembolso são:
- Praticidade na solicitação de reembolsos
- A tarefa rotineira de controlar a quilometragem fica mais fácil
- Seu time vai ficar mais feliz e produtivo
- É fácil comparar o km de funcionários que operam em uma determinada área e fazer otimizações
Os desafios mais notáveis que a milhagem autorreferida apresenta são:
- Milhas infladas - os funcionários podem "mentir" para reduzir algumas despesas
- Erros acontecem com mais frequência em comparação com o método digital de rastreamento de milhas
Aplicativo de reembolso de despesas e km rodado
Profissionais de saúde tem muitas tarefas diariamente, especialmente quando há vidas em risco. Acumular ainda mais essas tarefas com a obrigação de controlar manualmente as despesas corporativas não é algo que uma organização de saúde desejaria fazer.
Ao usar aplicativos de reembolso de despesas para smartphones, você capacita sua equipe a se concentrar em agregar valor com atendimento de melhor qualidade. Além disso, o treinamento não é complicado, pois a maioria dos seus funcionários provavelmente conhece o uso de aplicativos.
Aplicativos de controle de quilometragem para smartphone como a Km Online podem ajudar você e seus funcionários, economizando tempo e aumentando a precisão, permitindo uma melhor prestação de serviços de assistência médica.
Além disso, por meio de integrações também capacita as organizações de assistência médica e saúde com a previsão financeira e a inteligência necessárias para tomar as decisões de negócios certas para apoiar o crescimento e o sucesso do negócio.
