Com o aumento do time e das viagens a negócios, o gerenciamento das despesas dos funcionários fica complicado. Um aumento nas despesas comerciais leva a um aumento nos relatórios de despesas e nos problemas com esses relatórios.
Hoje, os gestores financeiros têm uma necessidade urgente de procurar maneiras modernas para diminuir sua carga de trabalho e acelerar o controle de relatórios de despesas. Porém, antes de encontrar maneiras de acelerar o processo, é importante identificar os fatores predominantes que estão prejudicando a equipe de financeira.
A identificação desses fatores ajuda a reconhecer os principais problemas que precisam de sua atenção.
Por que controlar relatórios de despesas leva tempo?
Alto volume de relatórios de despesas
Não é surpresa que a carga de trabalho das equipes de finanças seja diretamente proporcional ao número de relatórios de despesas que eles recebem. Esses relatórios podem ser de vários funcionários e projetos. Além disso, as despesas relatadas podem ter várias formas e categorias. Assim, o controle individual de todos os relatórios de despesas se torna muito trabalhoso quando o time aumenta.
Informações incompatíveis nas despesas corporativas
Os funcionários podem perder alguns comprovantes ou fornecer recibos preenchidos a mão ou inválidos, difíceis de processar. Ao declarar despesas do cartão, eles precisam fornecer seus extratos do cartão e os aprovadores devem corresponder aos seus relatórios de despesas. Incompatibilidades e entradas duplicadas geralmente surgem e prolongam o controle e prestação de contas das despesas do cartão.
Falta de um processo prático e bem definido
Idealmente, empresas devem ter o processo definido para todas as partes envolvidas na gestão de relatórios de despesas. Se não houver um fluxo de aprovação especificado, o processo poderá levar mais tempo. A ambiguidade e a confusão entre diferentes aprovadores e verificadores levam a atrasos adicionais.
Falta de uma política de despesas detalhada e clara
Quando as políticas de despesas não são claras, as equipes financeiras enfrentam dificuldades para verificar se há violações nos relatórios de despesas. A falta de uma política de despesas adequada pode gerar discrepâncias durante o processamento de relatórios. Isso pode ser prejudicial para todo o processo de gerenciamento de despesas corporativas.
Quando um relatório de despesas viola uma política específica, identificar a violação e corrigi-la consome muito tempo. Se um relatório de despesas de várias despesas estiver em questão, uma despesa comercial inválida poderá atrasar todo o reembolso de despesas. Isso pode levar a uma diminuição no moral e na produtividade dos funcionários.
Gestão tradicional de reembolso de despesas
A principal razão por trás do longo tempo de processamento é a quantidade de trabalho manual que está por trás do lançamento e da aprovação dos relatórios de despesas. Se você não usar um aplicativo de despesas em sua empresa, as despesas e relatórios e se tornarão muito tediosas e propensas a erros. Isso pode afetar diretamente os resultados da sua empresa.
Como diminuir o tempo com reembolso de despesas?
Use um aplicativo reembolso de despesas
Se você não está atualmente usando um software reembolso de despesas, agora é o momento certo para atualizar a maneira como faz a gestão das suas despesas comerciais. Um app de reembolso de despesas ajuda a otimizar todo o processo de relatório de despesas. Ele verifica automaticamente os relatórios de despesas quanto a violações de políticas e reduz o tempo gasto na verificação manual deles.
Ele pode ser acessado de qualquer dispositivo a qualquer momento pelos aprovadores para processar relatórios de despesas em tempo real. Como os comprovantes estão digitalizados, você pode economizar o tempo gasto indo e voltando manualmente entre os comprovantes físicos.
Workflow de aprovação de despesas
Se sua empresa possui uma estrutura organizacional mais complexa, o tempo de processamento pode levar uma eternidade. Isso ocorre simplesmente porque os relatórios de despesas estão passando por muitos níveis. Para lidar com isso, os fluxos de trabalho de aprovação de despesas personalizadas podem ajudar muito.
Conciliação de cartão de crédito
A correspondência automática e conciliação de extratos de cartão de crédito são indispensáveis. Os softwares de despesas permitem que os usuários vinculem seus cartões de crédito corporativos diretamente ao software. Ao fazer isso, as equipes financeiras podem receber extratos bancários diretamente de todos os bancos.
O software também corresponde automaticamente a todas as despesas e alerta as partes interessadas em caso de incompatibilidade ou duplicidade. Isso pode ajudar a acelerar a conciliação e diminuir as chances de erros ou fraudes.
Definir alertas para gerentes e aprovadores
Apesar de conhecerem suas responsabilidades, os aprovadores podem esquecer tarefas específicas. O software reembolso de despesas oferece a opção de configurar lembretes automatizados para notificar gerentes e aprovadores sobre aprovações pendentes.
Você pode configurar lembretes frequentes para manter os aprovadores em alerta e não se demorarem. Como alternativa, se você não estiver usando um software reembolso de despesas, poderá enviar e-mails regulares a todos os aprovadores para garantir a pontualidade.
Reavaliar seu aplicativo reembolso de despesas
Você deve avaliar se o seu software reembolso de despesas atual atende às suas necessidades. Existem alguns softwares modernos de gerenciamento de despesas no mercado, com recursos completos. É necessário escolher um software amigável que suporte as necessidades de seus funcionários e equipes financeiras. Seu software atual pode estar decepcionando sua equipe financeira. Identifique os gargalos no seu software e procure um mais adequado que os resolva.
As empresas geralmente esperam que os funcionários relatem suas despesas no prazo. Eles fazem isso ignorando os aborrecimentos que os funcionários enfrentam durante toda a tarefa. Da mesma forma, os funcionários esperam que seus relatórios de despesas sejam processados e reembolsados no prazo.
Esses desafios ocorrem quando processos bem definidos não estão em vigor. Períodos de espera prolongados e reembolsos atrasados diminuem a motivação dos funcionários. Por outro lado, a carga de trabalho das equipes e aprovadores financeiros também se acumula com sucessivos atrasos.
Portanto, tomar medidas para reduzir o tempo de processamento é crucial para melhorar a gestão de despesas na sua empresa.
