Relatórios de despesas em planilha de Excel: importantes para o processo e para controle de viajantes, mas muito irritantes para os funcionários.
Guardar os recibos e categorizar as despesas pode ser uma tarefa tediosa e trabalhosa para os funcionários. No entanto, é essencial controlar as despesas corporativas, reduzir despesas desnecessárias e poupar o dinheiro da empresa.
Embora os relatórios de despesas sejam entediantes, eles não precisam ser complicados. Afinal, criar relatórios de despesas não é parte importante e produtiva da sua atividade na empresa. Com uma pequena alteração no processo, substituindo as planilhas de relatórios de despesas, você pode facilitar a experiência dos funcionários. Além disso, você pode salvar algumas horas no mês para o seu time.
Mapeamos 7 maneiras de criar uma experiência simples para seus funcionários e seu departamento.
Um processo simples para relatar despesas pode poupar muitos funcionários de dores de cabeça antes, durante e após as viagens. Seguimos as etapas de viagem dos funcionários e identificamos os principais problemas que eles encontram no relatório de despesas de viagem.
1. Use aplicativos de reembolso para registrar despesas durante a viagem
Existem aplicativos que permitem que os funcionários registrem suas despesas enquanto estiverem em trânsito. Dessa forma, eles podem economizar todo o tempo que gastariam declarando despesas ao voltar para casa.
2. Livre-se das planilhas
Muitas empresas estão investindo em programas de relatórios de despesas na nuvem por um simples motivo: dessa forma podem eliminar as planilhas que os funcionários tanto odeiam. Embora seja uma vantagem para os funcionários, também simplifica muito o trabalho dos gerentes e departamento financeiro. Esses, em vez de precisar ir de uma planilha para outra, podem consultar e organizar todas as despesas a partir de uma única plataforma.
3. Esqueça o papel
Se você pode se livrar das planilhas, também pode enfrentar a enorme pilha de recibos. Permita que os funcionários tirem fotos dos recibos com seus smartphones, os anexem e joguem fora o papel. Assim, você terá as informações necessárias e eles se livrarão de manter todos os recibos em suas carteiras.
4. Evite recibos sempre que possível
Muitos aplicativos incluem uma série de ferramentas projetadas para empresas que oferecem um processo de controle de custos muito mais simples. Por exemplo, as organizações que usam o Uber ou Taxi para negócios podem encaminhar recibos apor e-mail e o app de reembolso de despesas gera automaticamente um gasto. Tudo isso graças a um sistema software de gestão de despesas corporativas disponível em um único painel. Além disso, eles podem limitar as despesas por valor, tipo de despesa, etc. O resultado: os funcionários podem esquecer os recibos para sempre.
5. Crie uma seção de perguntas frequentes sobre despesas
Responda às perguntas mais frequentes sobre relatórios de despesas, como os tipos ou limites de despesas permitidos. Certifique-se de incluir itens que são frequentemente ignorados ou que não são registrados corretamente nos relatórios mensais de despesas. Crie uma versão digital na intranet ou nuvem da empresa para que eles possam ser acessados facilmente.
6. Verifique seus limites de gastos periodicamente
Os limites de gastos mudam com base no local ou ocasião? Você acha que seus funcionários sabem qual é o limite de gastos? Os funcionários podem acidentalmente exceder o limite de gastos simplesmente porque mudaram para uma área mais cara ou porque pensaram que o limite de gastos era maior. Ajustar os limites de gastos com base no local e ocasião e esclarecer tudo bem reduzirá os problemas que podem ocorrer quando o departamento de contabilidade receber a fatura final da viagem. Ou você pode buscar um aplicativo de despesas corporativas que possibilite a parametrização desses limites. Isso vai facilitar o controle e evitar erro por parte dos funcionários.
7. Descubra a opinião dos funcionários sobre seu programa de viagens
A melhor maneira melhorar seu processo de despesas corporativas é pedir informações aos usuários finais - funcionários. Envie pesquisas aos funcionários que retornam de uma viagem, visita a cliente ou evento de trabalho. Pergunte a eles o que pensam sobre o processo de reembolso de despesas, se o limite de gastos faz sentido, e o que acha do processo como um todo.
Conclusão
Como responsável pela gestão de despesas corporativas da sua empresa, você deve saber o quanto é importante receber relatórios de despesas precisos. Portanto, a principal estratégia que você deve seguir é buscar a simplicidade a todo custo.
Você pode implementar algumas etapas claras que eliminam o tédio desse processo e dão um toque inovador para sua empresa. Os funcionários provavelmente ainda não gostarão de relatórios de despesas, mas você facilitará a vida deles e seu trabalho também.
