Empresas que lutam por uma vantagem competitiva no mercado esbarram em alguns obstáculos. Esses desafios podem incluir encontrar contratar pessoas certas, criar o discurso de marketing mais apropriado, contratar e/ou manter as despesas da empresa baixas. Um ponto de particular importância são as despesas de quilometragem dos funcionários externos. Empresas precisam aproveitar todas as oportunidades para diminuir seus gastos com reembolso de km rodado e reduzir o custo de aquisição de novos clientes.
Por que controlar a quilometragem na sua empresa?
Se os funcionários viajam pela cidade para tirar pedidos ou para outro estado para fazer uma visita ao cliente, é muito importante acompanhar e reembolsar as despesas de quilometragem de forma eficiente. Isso ajuda a atrair os melhores talentos, garantindo que a empresa reembolsará todas as despesas geradas pelo funcionário a serviço da empresa.
Plano para controlar o km rodado
A implementação do modelo de reembolso de quilometragem em toda a empresa é necessária para todos os casos em que os funcionários incorrem em despesas comerciais relacionadas a quilometragem em nome da empresa. Ao estabelecer o modelo de reembolso, empresas devem garantir que ele atenda a três critérios específicos:
- A despesa incorrida pelo funcionário deve ser apenas relacionada aos negócios.
- O funcionário deve fornecer um relatório de despesas completo e detalhado.
- O funcionário deve devolver qualquer pagamento que exceda os gastos a serviço da empresa.
Responsabilidade dos funcionários
Depois que um empregador implementa um processo para controle de km, os funcionários devem manter registros da quilometragem comercial e enviá-los em intervalos regulares. Os funcionários também devem estar cientes de que qualquer km mencionada deve ser relevante na condução dos negócios da empresa. Isso pode assumir a forma de visitar clientes, comprar material de escritório, fazer depósitos bancários para negócios, dirigir-se a uma conferência ou visitas de Trade Marketing.
As atividades não associadas aos negócios incluem deslocamento de casa para o trabalho e do trabalho para casa.
Reembolso versus adiantamento
Como cada empresa é diferente, um modelo pode não servir para todos. Vale ressaltar as principais diferenças no reembolso de funcionários por despesas de quilometragem realizadas versus fornecimento de um adiantamento.
Quando as empresas fornecem um adiantamento, os funcionários recebem o valor antecipadamente e podem usá-lo para viajar sem ter que esperar. Esse método geralmente está associado a fraudes e imprecisões não intencionais. Exigir que os funcionários enviem relatórios de despesas com km pode reduzir os casos de fraude e imprecisão, mas envolve mais documentação.
Para muitas empresas, reduzir a fraude e controlar melhor as despesas é uma opção mais atraente. A escolha do reembolso de km tem suas dificuldades, mas as empresas podem aproveitar tecnologias como os aplicativos de reembolso de despesas que automatizam todo o processo.
Software de reembolso de despesas corporativas
Soluções eficazes de rastreamento e reembolso de quilometragem corporativas, como a Km Online, podem reduzir o tempo e o esforço necessários para implementar um plano de reembolso de quilometragem.
A Km Online é um aplicativo móvel de rastreamento de km e solução em nuvem que garante precisão, automação, facilidade de uso e transparência. Com a Km Online, empresas de pequeno e médio porte, bem como organizações empresariais maiores, podem ter uma solução inteligente de quilometragem na ponta dos dedos.
O painel intuitivo da Km Online para administradores corporativos pode gerenciar aprovações, supervisores, quilometragem e muito mais. Com a solução corporativa, as empresas podem configurar facilmente seu plano de prestação de contas e política de reembolso de km por meio do painel online.
Por outro lado, os funcionários podem usar o aplicativo para smartphone e começar a automatizar suas atividades de rastreamento e envio de km eliminando as planilhas de km rodado. Para os funcionários que não conhecem muito a tecnologia, o aplicativo fácil de usar da Km Online permite o uso simplificado e o envio de dos relatórios de km diretamente do aplicativo.
Mais recursos no aplicativo incluem:
- Distância do Google Maps - facilita o uso da distância ponto a ponto do Google Maps, reduzindo o excesso de relatórios.
- Listagem de clientes - controla melhor visitas para clientes. Ele também permite o rastreamento de data e duração de cada visita.
- Privacidade de dados - permite que os funcionários declarem apenas viagens a serviço da empresa. Sem que os gestores tenham controle de suas rotas pessoais.
- Tempo de visita - permite relatórios de controle de tempo no local da tarefa, fornecendo informações sobre o tempo gasto em cada tarefa.
- Monitoramento de localização em tempo real - ajuda as empresas a acompanhar onde os motoristas estão em um determinado momento, incluindo uma visualização do mapa das rotas de viagem diárias ou semanais.
- Despesas via OCR - simplifica o rastreamento e envio de despesas, tirando uma foto dos recibos ou leituras do odômetro - diretamente no painel. A tecnologia OCR converte a imagem em dados que podem ser revisados e prontos para envio, economizando um tempo valioso, evitando a entrada manual.
Há mais maneiras pelas quais as empresas se beneficiam usando o aplicativo de reembolso de despesas da Km Online. A Km facilita para empresas criarem e implementarem um plano responsável.
As empresas percebem maior precisão, transparência e redução de custos. O controle completo e total por meio do painel permite que os administradores da empresa adaptem os detalhes do reembolso de km sempre que os requisitos ou as políticas da empresa mudarem.
O Km Online oferece as empresas uma vantagem competitiva, ajudando-as a tornar o controle de quilometragem um processo mais eficiente, gerenciável e transparente.
