Você deseja criar um processo de reembolso de km que economize tempo e dinheiro da empresa, promova a conformidade e seja realmente usado pelos funcionários? Aqui estão algumas práticas recomendadas para processos de reembolso de km para empresas.
Reembolso de quilometragem: processo justo para todos
Um bom processo de reembolso de km promove a prestação de contas justa para toda a organização. A empresa sabe que está pagando os valores adequados e os colaboradores sabem que seus relatórios serão aprovados em tempo hábil.
Segundo pesquisas, 35% dos colaboradores admitiram fraudar os relatórios de quilometragem. Muitos deles cometem fraudes porque é fácil de se fazer utilizando um processo de relatórios manual.
Um processo manual também consome tempo precioso em que os colaboradores poderiam usar para um trabalho mais importante. Segundo pesquisas realizadas, descobriu-se que os funcionários gastam aproximadamente 12% de sua semana em tarefas administrativas. Isso significa mais de 4 horas por semana desperdiçadas. Já imaginou que seu time de vendas poderia estar trabalhando no pipeline e fechando negócios?
Um aplicativo reembolso de despesas garante a prestação de contas em tempo real, além de acabar com a maioria das fraudes. Automatizar o processo de reembolso de km libera seus colaboradores de realizarem tarefas irritantes para se concentrar em seus trabalhos.
Por fim, automatizar a gestão dos gastos corporativos melhora seus resultados financeiros e torna o processo mais preciso e eficiente.
Reembolso de quilometragem: processo simples
Seu processo de calcular quilometragem precisa se encaixar na maneira como a você e seus colaboradores trabalham. Se não for fácil, há grandes chances de falhar.
Você deve buscar por simplicidade na solução para que todos realmente usem. Isso significa que você deve contar com um aplicativo para smartphones, e uma solução que seja fácil e intuitiva para que seu time não perca muito tempo aprendendo e usando sua solução. Da mesma forma, esse novo sistema deve se comunicar com o fluxo existente, seja por meio de relatórios ou integrações com os principais softwares da empresa.
Por fim, você deseja um software reembolso de despesas que seja implantado em dias e não semanas ou meses. A cada dia que passa, há perda de dinheiro e de produtividade! A chave é simplificar o seu processo sem esquecer de pontos importantes para o seu negócio. Não esqueça de achar uma solução fácil de usar e que inclua:
- Relatórios digitais e automáticos que se integram ao seu ERP
- Medidor de quilometragem preciso e integrado ao Waze e Google Maps
- Sistema de check in check ou ou rotas livres
- Localização dos usuários em tempo real
- Parametrização de valor pago por km
- Cálculo de km percorrido
- Controle de visitas
- Suporte em tempo integral
Ter uma solução simples, porém poderosa, é basicamente aumentar a produtividade de todos os envolvidos no processo de gestão dos gastos corporativos.
Reembolso de quilometragem: conformidade
Existem problemas de conformidade legítimos em jogo quando falamos de calcular km rodado. Por isso, é muito importante que sua empresa tenha todos os registros e provas sobre os gastos. Empresas de todos os tamanhos costuma ter seus livros verificados por auditores internos ou externos.
A conformidade nunca é uma parte emocionante nos negócios, mas é muito melhor progredir de maneira organizada do que enfrentar problemas futuros.
O Km Online é usado por empresas de todos os tamanhos para otimizar o processo de reembolso por km rodado. Com rastreamento automático via GPS, interface com design elegante e suporte de classe mundial, nosso app de reembolso é a maneira ideal de permitir que seus colaboradores se concentrem no trabalho e deixem a parte administrativa com quem entende.
