Como todos sabemos, reembolsar os funcionários através de relatórios de despesas, com rapidez e eficiência, é um grande desafio. Isso fica especialmente mais complexo em organizações com uma força de trabalho externo grande, já que seus funcionários e aprovadores estão sempre em movimento.
A gestão de despesas corporativas é um conjunto de métodos e processos para manter sua empresa organizada e seus colaboradores mais felizes. Se sua empresa estiver em busca de uma software de gestão de despesas corporativas, esses 5 benefícios sobre digitalizar os recibos via OCR vão te ajudar a escolher a melhor opção.
BENEFÍCIOS DO APLICATIVO COM OCR (Reconhecimento ótico de caracteres)
Obtenha relatórios instantâneos e sem papel
Os relatórios de despesas se tornam muito fáceis com o aplicativo de despesas OCR (reconhecimento óptico de caracteres). Essa tecnologia digitaliza uma imagem de um comprovante, lê e interpreta os dados.
Em seguida, o próprio software insere informações como: estabelecimento, valor, data e moeda no relatório de despesas para seus funcionários. Isso significa que eles só precisam tirar uma foto do comprovante, verificar se os dados inseridos no relatório de despesas estão corretos e clicar enviar. Essa automação traz além de praticidade para os funcionários, uma maior conformidade e compliance para a sua empresa.
Funcionários não vão mais perder seus comprovantes
Os funcionários também se beneficiam por não ter que guardar os comprovantes físicos. Utilizar um app que digitalize os comprovantes permite que os funcionários simplesmente tirem uma foto e o armazenem na nuvem. Se os funcionários forem treinados para que tirem uma foto do comprovante logo após realizar uma despesa, não o perderão mais seus recibos pois ele será armazenado digitalmente para sempre.
Gestores e financeiro ficam mais satisfeitos
Gestores e departamento financeiro têm diversas outras atividades para se preocupar. Eles provavelmente estão ocupados gerenciando tarefas de maior importância para as atividades core da empresa. Portanto, qualquer ajuda que puderem obter na gestão e aprovação de relatórios de despesas será muito bem-vinda.
Com os relatórios de despesas sem papel, ou seja, através de aplicativos de despesas com OCR, os recibos são digitalizados e vinculados automaticamente ao relatório de despesas, o que significa que gestores não precisam se preocupar em conferir recibos para ver se estão de acordo com os gastos declarados nos relatórios. Acabar com atividades administrativas repetitivas vai liberar tempo de seus gestores para realizarem atividades muito mais importantes e que gerem valor para o seu negócio.
Conciliação automática com faturas do cartão de crédito
Com as evoluções das fintechs, os sistemas bancários começaram a se tornar mais flexíveis quanto a integração com players externos ao banco. E isso trouxe diversos benefícios para cliente. Em todo o mundo empresas como a Km Online estão aproveitando a possibilidade de integra com os bancos para ter acesso a faturas de cartões de crédito e viabilizar a conciliação automática dos gastos.
Uma vez que as transações das faturas entram no software de reembolso de despesas, os funcionários podem enviar a foto digitalizada de seus recibos e o software cuida do resto. Despesas podem ser automaticamente correspondidas às transações com cartão de crédito com base no valor total, data e estabelecimento. Isso evita que o funcionário insira dados manualmente e gere erros, acelera o processo de conciliação e conferência, traz mais compliance para a operação e acaba com o trabalho manual do departamento financeiro.
Para a grande maioria das empresas é essencial realizar a gestão de despesas corporativas com rapidez e eficiência. Os relatórios de despesas com gerenciamento manual de notinhas são algo do passado e não condizem com a automação e digitalização de processos do mundo atual. Sua empresa pode ser mais organizada e seus funcionários concluírem seus trabalhos com mais satisfação se você adotar um aplicativo de reembolso de despesas corporativas.
